Polityka Prywatności Luceos Smart

  1. Usługodawca oświadcza, że Administratorem Danych osobowych Usługobiorców i Użytkowników będących osobami fizycznymi, w rozumieniu przepisów Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, jest Luceos Intelligence spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Józefowie, (05-420) przy ul. Elizy Orzeszkowej 19, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 498356.

  2. Usługodawca przetwarza dane osobowe Usługobiorcy tylko w zakresie jakie jest niezbędny do świadczenia przez Usługodawcę Usługi Luceos Smart drogą elektroniczną, w szczególności w celu realizacji Umowy zawartej z Usługobiorcą oraz jej rozliczenia. Podanie przez Usługobiorcę i jego Użytkowników danych osobowych  jest dobrowolne jednakże niezbędne do świadczenia Usługi drogą elektroniczną oraz jej rozliczenia. Nieudostępnienie w/w danych skutkuje odmową świadczenia Usługi przez Usługodawcę, zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 Ustawy o Świadczeniu Usług Drogą Elektroniczną. Dane osobowe Usługobiorcy i Użytkowników przetwarzane są z zachowanie zasad wynikających z przepisów Ustawy o Ochronie Danych Osobowych oraz Ustawy o Świadczeniu Usług Drogą Elektroniczną.

  3. Usługobiorcy i Użytkownicy korzystający z Systemu Luceos Smart wyrażają zgodę na przetwarzanie przez Usługodawcę ich danych osobowych, w szczególności Usługobiorca i Użytkownicy wyrażają zgodę na:

    1. przetwarzanie przez Usługodawcę ich danych osobowych niezbędnych do celów świadczenia usług świadczonych przez Usługodawcę,

    2. przetwarzanie przez Usługodawcę danych eksploatacyjnych, o których mowa w art. 18 ust. 5 Ustawy o Świadczeniu Usług Drogą Elektroniczną, w celu wskazanym w punkcie 3.1 Regulaminu.

    3. Szczegółówy zakres i sposób przetwarzania danych Użytkownika jest określony w punkcie 11. 

  4. Usługodawca zapewnia Usługobiorcom i Użytkownikom, których dane osobowe przetwarza, realizację uprawnień wynikających z Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, w tym prawa dostępu do treści swoich danych osobowych i prawo do ich poprawiania oraz prawo do kontroli przetwarzania swoich danych osobowych na zasadach opisanych w Ustawie o Ochronie Danych Osobowych.

  5. Usługodawca zapewnia Usługobiorcy i Użytkownikom, których dane osobowe są przetwarzane, dostęp do aktualnych informacji, o których mowa w art. 20 ust. 1 Ustawy o Świadczeniu Usług Drogą Elektroniczną, tj. informacji o:

    1. możliwości korzystania z Usługi świadczonej drogą elektroniczną anonimowo lub z wykorzystaniem pseudonimu, przy czym w przypadku Systemu Luceos Smart Usługodawca nie przewiduje możliwości anonimowego korzystania z Usługi lub korzystania z Usługi z wykorzystaniem pseudonimu;

    2. udostępnianych przez Usługodawcę środkach technicznych zapobiegających pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione danych osobowych przesłanych drogą elektroniczną;

    3. podmiocie, któremu powierza przetwarzanie danych, ich zakresie i zamierzonym terminie przekazania, jeżeli Usługodawca zawarł z tym podmiotem umowę o powierzenie do przetwarzania danych, o których mowa w art. 18 ust. 1, 2, 4 i 5 Ustawy o Świadczeniu Usług Drogą Elektroniczną.

  6. Dane osobowe Usługobiorców i Użytkowników mogą być przekazywane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy obowiązujących przepisów prawa, w tym właściwym organom wymiaru sprawiedliwości. Z zastrzeżeniem postanowień punktu 5.3 i 7, dane osobowe Usługobiorców i Użytkowników mogą być także przekazywane podmiotom trzecim, wskazanym przez Usługodawcę, w szczególności podmiotom wykonującym na zlecenie czynności dotyczące realizowanych na rzecz Usługobiorców i Użytkowników przez Usługodawcę w ramach Usługi.

  7. Usługodawca może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych, przy czym podmiot, o którym mowa powyżej może przetwarzać dane wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie. W szczególności dane są przekazywane podmiotom:

    1. udostępniającym Usługodawcy infrastrukturę techniczną w postaci serwerów oraz usług w chmurze jak Microsoft oraz Google;

    2. świadczącym usługę przesyłania wiadomości e-mail oraz SMS;

    3. świadczącym usługi związane z realizacją audytów bezpieczeństwa Usługi.

  8. Dane osobowe Usługobiorcy i Użytkowników są chronione przez Usługodawcę przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, a także przed innymi przypadkami ich ujawnienia albo utraty oraz przed zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją wskazanych danych oraz informacji, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń organizacyjnych, a także zabezpieczeń o charakterze technicznym i programistycznym.

  9. W sytuacji wprowadzenia do Systemu Luceos Smart lub przekazania Usługodawcy w inny sposób danych osobowych osób trzecich przez Usługobiorcę, na Usługobiorcy ciąży obowiązek poinformowania osoby, której dane osobowe są wprowadzane do Systemu Luceos Smart lub przekazywane Usługodawcy w inny sposób o:

    1. adresie siedziby i pełnej nazwie Usługodawcy;

    2. celu i zakresie zbierania danych, a w szczególności o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych zgodnie z Regulaminem lub innymi informacjami otrzymanymi od Usługodawcy;

    3. źródle danych;

    4. prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania;

    5. prawie do wniesienia pisemnego, umotywowanego żądania zaprzestania przetwarzania jej danych ze względu na jej szczególną sytuację (dotyczy przypadku, gdy (i) przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego albo (ii) jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratora danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą);

    6. prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych w przypadkach, wymienionych w punkcie X.9.e powyżej, gdy administrator danych zamierza je przetwarzać w celach marketingowych lub wobec przekazywania jej danych osobowych innemu administratorowi danych.

  10. Wprowadzenie do Systemu Luceos Smart lub przekazanie Usługodawcy w inny sposób danych osobowych osób trzecich przez Usługobiorcę jest równoznaczne z potwierdzeniem przez Usługobiorcę, iż osoba, której dane dotyczą posiada informacje, o których mowa w punkcie 9.

  11. Zakres i sposób przetwarzania danych osobowych Użytkownika

    1. Usługodawca przetwarza dane osobowe Użytkownika w zakresie przekazanym przez Usługobiorcę, w szczególności: imię, nazwisko, hasło do systemu, adres e-mail oraz opcjonalnie numer telefonu komórkowego.​

    2.  W zależności od aktywowanych przez Usługobiorcę funkcji systemu Luceos Smart aplikacja mobilna może dodatkowo zbierać takie dane jak:

      1. Dane o lokalizacja telefonu. Gromadzenie danych o lokalizacji wiąże się z aktywowaniem przez Usługobiorcę odpowiedniego modułu w systemie Luceos Smart oraz z wyrażeniem przez Użytkownika zgody w aplikacji mobilnej na dostęp i użycie tych danych. Dane o lokalizacji Użytkownika są gromadzone przez aplikację mobilną Luceos Smart w procesie działającym w tle i podlegają ochronie w ten sam sposób jak pozostałe dane osobowe, zgodnie z punktem 11.3. Dodatkowo okres przechowywania danych o lokalizacji jest ograniczony w czasie i wynosi do 120 dni, może jednak zostać zmieniony na życzenie Usługobiorcy. Dane o lokalizacji użytkownika są używane do:

        1. Prezentacji w aplikacji Luceos Smart bieżącej lub historycznej pozycji i trasy Użytkownika. ​

        2. Analizy historycznych tras Użytkownika w celu wykrycia potencjalnych anomalii w danych biznesowych wprowadzonych przez Użytkownika np. niezgodności raportu z czasu pracy z rzeczywistą lokalizacją Użytkownika. 

        3. Dostęp do powyższych informacji wymaga autoryzacji oraz posiadania odpowiedniego poziomu uprawnień. 

      2. Wprowadzone przez Użytkownika dane o czasie aktywności w pracy (godziny pracy) w zakresie wynikającym z umowy między Użytkownikiem a Usługobiorcą. 

    3. Dane gromadzone przez system Luceos Smart są ograniczone wyłącznie do danych niezbędnych do świadczenia i udoskonalania Usługi w ramach Umowy z Usługobiorcą. Procedury transmisji i przechowywania danych o Użytkowniku zapewniają ich poufność oraz ochronę przed dostępem niepowołanych osób, w szczególności ograniczenie dostępu tylko do upoważnonego personelu Usługobiorcy oraz Usługodawcy. 

    4. Po zakończeniu świadczenia Usługi lub po wyłączeniu konta Użytkownika powyższe dane są usuwane lub anonimizowane. O wyborze powyższej procedury decyduje Usługobiorca w porozumieniu z Użytkownikiem.