Командировки полевых работников

Контроль и учет служебных командировок, как правило, отнимают много времени и сил - сотрудники должны скрупулезно записывать и документировать все расходы, а бухгалтерия затем - суммировать и рассчитывать. Функция управления служебными командировками, предоставленная в системе Luceos Smart, обеспечивает эффективную поддержку для компаний в данной области. Система позволяет сэкономить время сотрудников, до тех пор предназначенное на документирование и расчет командировок, а также обеспечивает полный контроль над этим процессом, снижая риск каких-либо ошибок.

Создание новой командировки - Портал или мобильное приложение Luceos Smart

Координатор или полевой работник может создать новую служебную поездку как на Портале Luceos Smart, так и в мобильном приложении Luceos Smart.

Система позволяет подробно следить за всеми составляющими рабочих поездок, в том числе за:

сотрудником, который выезжает в командировку,
основными местоположениями (место выезда, место назначения и место окончания командировки),
продолжительностью командировки,
валютой и финансовым расчетом командировки.

В системе также отображается статус командировки (новая, в процессе, завершена) благодаря чему работодатель может полностью контролировать ход командировки в режиме реального времени. На портале доступен список всех зарегистрированных в системе командировок, и показан из статус.

Регистрация данных в ходе поездки

при каждой служебной поездке, как через Портал Luceos Smart так и в мобильном приложении Luceos Smart, сотрудник может зарегистрировать любое количество расходов.

Регистрируя командировочные расходы, можно детально описать параметры расходов:

тип расходов,
дата,
цена и количество приобретенных предметов/товаров,
валюта расходов,
тип оплаты.

При регистрации расходов в системе можно прикреплять фото чеков, счет-фактур или других финансовых документов, подтверждающих расход, что обеспечивает точную и детальную документацию служебной поездки.

Мониторинг командировки в режиме реального времени.

После сохранения данного расхода в системе происходит автоматическая мгновенная синхронизация данных между центральной системой и мобильными приложениями всей сервисной команды. После этого командировка появляется в списке вместе с актуальной суммой расходов.

Прежде чем произвести финансовый расчет командировки, бухгалтерия проверяет все заявленные сотрудником расходы. Далее бухгалтерия может принять их или запросить от сотрудника поправки или дополнительную информацию. Это обеспечивает контроль над командировочными расходами и снижает риск ошибок и упущений.

Расчет командировки

Закрытие командировки происходит после того, как сотрудник отправляет ее на проверку Координатору. Одновременно происходит также финансовое урегулирование командировки.

После завершения и урегулирования командировки Координатор может создать отчет, в котором будут отображены наиболее важные аспекты выезда, в том числе продолжительность и подробный список расходов.

Система предоставляет возможность создания также сводных отчетов о командировках, которые являются ценным источником информации о понесенных компанией расходах, как для бухгалтерии, так и для руководства компании.