Заказы на сервисное обслуживание - это основной элемент процесса управление сервисной службой.

Система Luceos Smart предлагает ряд функций, направленных на оптимизацию и облегчение планирования, выполнения и расчета заказов.

Создание сервисного заказа

Создание заказа - одна из основных функций Luceos Smart. Система позволяет вам просто и быстро определить набор информации, необходимой для профессионального выполнения услуги.

Создавая заказ, вы можете определить его наиболее важные атрибуты:

Клиента, для которого должна быть оказана услуга,
объем услуги, включая указание обслуживаемых устройств,
местоположение и дату оказания услуги,
специалиста по обслуживанию, ответственного за выполнение сервисной услуги,
другую информацию, например, список деталей, которые необходимо подготовить для выполнения обслуживания.

Система может также создавать заказы автоматически, например, в случае повторяемых плановых услуг или как результат обработки заявки на сервисное обслуживание.

Планирование заказов

Планирование - это следующий элемент в процессе управления заявками на сервисное обслуживание. Целью этой функции является создание оптимального плана выполнения сервисных работ для команды специалистов. Этот процесс поддерживается функциями календаря заказов, благодаря которым вы можете:

Определить при помощи календаря, кто из специалистов работает в текущий момент (или будет работать в будущем) в регионе, в котором нужно выполнить ожидающий заказ.
Идентифицировать и устанавливать сервисные задачи для команды или отдельных специалистов с учетом их занятости.
Определить и указать на карте маршруты между объектами обслуживания.
Распределить заказы между сервисными специалистами с учетом временных затрат и географической позиции так, чтобы оптимально использовать рабочие ресурсы и учесть приоритетность задач и клиентов.

Имея онлайн-доступ к данным о ходе выполнения текущих задач, можно быстрее и лучше принимать решения в чрезвычайных ситуациях, при сбоях или задержках в реализации плана или проблемах с доступностью сервисных специалистов.

Передача заказа исполнителю

Сервисный заказ может быть назначен или перенаправлен определенному сервисному специалисту в любой момент реализации плана обслуживания.

Возможности системы позволяют специалисту:

Незамедлительно получить полную необходимую информацию о новом заказе и принять его.
Ознакомиться с историей сервисного обслуживания данного Клиента и документацией обслуживаемого оборудования.
Заказ принимается сервисным специалистом путем изменения статуса заказа в системе, что автоматически незамедлительно отображается в календаре заказов.

Реализация сервисного заказа

Начало выполнения заказа сервисным специалистом запускает процесс сбора данных, которые незамедлительно переносятся из мобильного приложения в основную базу данных Luceos Smart.

На этом этапе:

Система фиксирует рабочее время специалиста, отображая затраченное время на техническую работу, доезд к клиенту и административную работу.
Специалист документирует выполнение обслуживания, например, добавляя фотографии или информацию о том, какие детали он использовал для ремонта.
Система ведет учет использованных запасных частей и деталей, приписанных к заказу в момент его регистрации, добавленных позже из каталога частей доступных в системе (в том числе и в мобильном приложении) или добавленных извне каталога. Учитываются также запасные части и детали приобретенные Специалистом непосредственно во время выполнения сервисного обслуживания.
По окончании сервисных работ мобильное приложение позволяет считать и загрузить подпись клиента, а система генерирует электронный отчет о выполнении задачи. После этого отчет автоматически сохраняется в системе в формате PDF и может быть незамедлительно отправлен на электронный адрес клиента.

Оценка и расчет заказа

После выполнения заказа система запускает процесс расчета затрат.
Этот процесс позволяет завершить все операции связанные с закупленными, использованными и возвращенными запасными частями и деталями, а также подготовить данные для расчета внешних и внутренних затрат на данный сервисный заказ, включая генерирование данных для выставления счета клиенту.