Відрядження виїзних працівників

Облік та управління відрядженнями може бути дуже трудомістким процесом, який віднімає багато часу. Працівники повинні ретельно фіксувати та документувати всі витрати підчас службових поїздок, а бухгалтерія повинна підсумовувати їх та врегулювати.

Функція обслуговування відряджень в системі Luceos Smart пропонує ефективну підтримку компаніям у цьому питанні, економить час працівників, витрачений на документування та облік відряджень, та забезпечує повний контроль за цим процесом, зменшуючи ризик помилок та похибок.

 

Створення нового відрядження - Портал або мобільний додаток Luceos Smart

Координатор або виїзний працівник може створити нове відрядження як на Порталі Luceos Smart, так і в мобільному додатку Luceos Smart.

 

Система дозволяє детально вказати параметри кожного відрядження, тобто:

• працівника, який їде у відрядження,

• ключові місця (пункт відправлення, пункт призначення та кінцевий пункт),

• тривалість відрядження,

• валюта розрахунку у відрядженні,

завдяки чому можна повністю контролювати його хід.

 

Система також визначає статус відрядження (нове, триває, завершене), що дає можливість керувати відрядженнями в режимі реального часу. Портал показує список усіх відряджень, зареєстрованих у системі, разом з їх статусами.

 

Реєстрація даних в ході поїздки

При кожній службовій поїздці, як через Портал Luceos Smart так і в мобільному додатку Luceos Smart, співробітник може зареєструвати будь-яку кількість витрат.

 

Реєструючи відрядження, можна детально описати параметри витрат:

• тип витрат,

• дата,

• ціна і кількість придбаних предметів / товарів,

• валюта витрат,

• тип оплати.

​

При реєстрації витрат в системі можна прикріплювати фото чеків, рахунків-фактур або інших фінансових документів, що підтверджують витрати, що забезпечує точну і детальну документацію службової поїздки.

 

Моніторинг відрядження в режимі реального часу

Після збереження даного запису про витрати в системі відбувається автоматична миттєва синхронізація даних між центральною системою і мобільними додатками всієї сервісної команди. Після цього відрядження з'являється в списку разом з актуальною сумою витрат.

Перш ніж зробити фінансовий розрахунок відрядження, бухгалтерія перевіряє всі заявлені співробітником витрати. Далі бухгалтерія може прийняти їх або запросити від співробітника додаткову інформацію. Це забезпечує контроль над витратами на відрядження і знижує ризик помилок і упущень.

 

Розрахунок відрядження

Закриття відрядження відбувається після того, як співробітник відправляє його на перевірку Координатору. Одночасно відбувається також фінансове врегулювання відрядження.

Після завершення і врегулювання відрядження Координатор може створити звіт, в якому будуть відображені найбільш важливі аспекти виїзду, в тому числі тривалість і докладний список витрат.

​

 

Система надає можливість створення також зведених звітів про відрядження, які є цінним джерелом інформації про понесені компанією витрати, як для бухгалтерії, так і для керівництва компанії.