Замовлення на сервісне обслуговування - це основний елемент процесу управління сервісною службою.

Система Luceos Smart пропонує ряд функцій, спрямованих на оптимізацію і полегшення планування, виконання та розрахунку замовлень.

Створення сервісного замовлення

Створення замовлення - одна з основних функцій Luceos Smart. Система дозволяє вам просто і швидко визначити набір інформації, необхідної для професійного виконання послуги.

Створюючи замовлення, ви можете визначити його найбільш важливі атрибути:

Клієнта, для якого надається послуга,
обсяг сервісних робіт, включаючи вказання обслуговуваних пристроїв,
місце розташування і дату надання послуги,
спеціаліста з обслуговування, відповідального за виконання сервісної послуги,
іншу інформацію, наприклад, список деталей, які необхідно підготувати для виконання обслуговування.

Система може також створювати замовлення автоматично, наприклад, в разі повторюваних планових послуг або як результат обробки заявки на сервісне обслуговування.

Планування замовлень

Планування - це наступний елемент в процесі управління заявками на сервісне обслуговування. Метою цієї функції є створення оптимального плану виконання сервісних робіт для команди фахівців. Цей процес підтримується функціями календаря замовлень, завдяки яким ви можете:

Визначити за допомогою календаря, хто з фахівців працює в поточний момент (або буде працювати в майбутньому) в регіоні, в якому потрібно виконати очікує замовлення.
Ідентифікувати і призначати сервісні завдання для команди або окремих фахівців з урахуванням їх зайнятості.
Визначити і вказати на карті маршрути між об'єктами обслуговування.
Розподілити замовлення між сервісними фахівцями з урахуванням часових витрат і географічної позиції так, щоб оптимально використовувати робочі ресурси і врахувати пріоритетність завдань і клієнтів.

Маючи онлайн-доступ до даних про хід виконання поточних завдань, можна швидше і краще приймати рішення в надзвичайних ситуаціях, при збоях або затримці в реалізації плану робіт, або проблемами з доступністю сервісних фахівців.

Передача замовлення виконавцю

Сервісне замовлення може бути призначене або перенаправлене до сервісного фахівця в будь-який момент реалізації плану обслуговування.

Можливості системи дозволяють фахівцеві:

Негайно отримати повну необхідну інформацію про нове замовлення і прийняти його.
Ознайомитися з історією сервісного обслуговування даного Клієнта і документацією обладнання, яке фахівець обслуговуватиме.
Замовлення приймається сервісним фахівцем шляхом зміни статусу замовлення в системі, що автоматично негайно відображається в календарі замовлень.

Реалізація сервісного замовлення

Початок виконання замовлення сервісним фахівцем запускає процес збору даних, які негайно переносяться з мобільного додатка в основну базу даних Luceos Smart.

На цьому етапі:

Система фіксує робочий час фахівця, відображаючи витрачений час на технічну роботу, доїзд до клієнта і адміністративну роботу.
Спеціаліст документує виконання обслуговування, наприклад, додаючи фотографії або інформацію про те, які деталі він використовував для ремонту.
Система веде облік використаних запасних частин та деталей, приписаних до замовлення в момент його реєстрації, доданих пізніше з каталогу частин доступних в системі (в тому числі і в мобільному додатку), або доданих ззовні каталогу. Враховуються також запасні частини та деталі придбані спеціалістом безпосередньо під час виконання замовлення.
Після закінчення сервісних робіт мобільний додаток дозволяє завантажити підпис Клієнта, а система генерує електронний звіт про виконання завдання. Після цього звіт автоматично зберігається в системі в форматі PDF і може бути негайно відправлений на електронну пошту Клієнта.

Оцінка і розрахунок замовлення

Після виконання замовлення система запускає процес розрахунку витрат.
Цей процес дозволяє завершити всі операції пов'язані з закупленими, використаними і повернутими запасними частинами і деталями, а також підготувати дані для розрахунку зовнішніх і внутрішніх витрат на даний замовлення послуги, включаючи генерування даних для виставлення рахунку клієнту.