Робочий час співробітників - один з головних аспектів управління організацією, на який звертають увагу в сучасних компаніях. Реєстрація діяльності співробітників - це насамперед спосіб ефективної оптимізації часу та якості їх роботи, що впливає як на рівень задоволеності споживачів, так і на стан всієї організації. Контроль та управління діяльністю співробітників є ще більш важливим при координації роботи сервісних бригад. Важливою є не тільки якість роботи, а й її час (включаючи поїздки на роботу) та ефективність, а також врегулювання (що особливо важливо з точки зору працівника).
Контроль активності працівників сервісної бригади
Неможливість безпосереднього нагляду за працівником сервісної служби з боку його керівника призводить до необхідності використання інструментів, які допомагають координаторам у віддаленому управлінні своїми підлеглими. Чому так важливо ефективно розрізняти робочий час та робочий день працівників виїзної служби? Це має значення з кількох дуже важливих причин, серед яких:
дотримання правил охорони здоров'я та безпеки працівників з урахуванням відповідальності роботодавця;
виконання зобов'язань роботодавця, передбачених трудовим кодексом;
врегулювання заробітної плати, належної працівникові;
контроль витрат на замовлення та розрахунки з клієнтами;
контроль ефективності роботи колективу за допомогою заздалегідь визначених показників ефективності.
Як фіксувати активність співробітників на роботі і для чого?
Правильний та ефективний моніторинг робочого часу співробітників може забезпечити компанії послідовний та повний збір багатьох необхідних даних. Для чого варто реєструвати активність співробітників на роботі? Які дані можна зібрати? Найбільші переваги можна отримати від збору даних у таких аспектах:
розрахунок та облік понаднормових годин (оплачених/компенсованих);
розрахунок робочого дня кожного працівника (початок і кінець/перерви/приватні виходи);
просте управління відпустками, прогулами та надурочними роботами;
розрахунок ключових показників ефективності (% робочого часу «в дорозі», % «активного» робочого часу і т.д.);
генерування (автоматичне) рахунків-фактур і платіжних даних;
генерування (автоматичне) адміністративних даних (у тому числі для відділу кадрів).
Способи фіксування активності співробітників на роботі - як зробити це правильно
Вирішенням питання ефективного контролю робочого часу працівників у даній організації може бути спеціальна інтегрована мобільна система для сервісного обслуговування. Найкраще, якщо така система в рамках одного із своїх модулів дозволяє реалізовувати всі аспекти контролю робочого часу сервісної бригади, що дозволило б даній компанії вдосконалювати та автоматизувати відповідні бізнес-системи. Нижче наведено кілька основних порад щодо побудови такої сучасної системи:
легкий та інтуїтивно зрозумілий доступ через мобільний додаток або відповідний портал;
надання можливості розрізнити види робочого часу (доїзди на роботу/активна робота/навчання/адміністративна робота);
надання можливості розрізнити типи роботи (завдання/проект) та інші важливі аспекти (транспорт/відстань/тощо);
інтеграція з робочим планом та графіком, враховуючи, наприклад, відгули та вихідні;
урахування особливостей роботи кожного працівника (місце та робочий час/плани колективу/відпустки).
Будь-які з наведених вище даних повинні автоматично експортуватися системою в вигляді звітів, для ефективного управління та розрахунку робочого часу працівників сервісної команди.
Продумана реалізація цілісної та повної системи реєстрації робочого часу, що забезпечується сучасними ІТ-системами, наприклад, Luceos Smart Service Management, може стати запорукою успіху багатьох компаній, у тому числі тих, що управляють сервісними бригадами. Окрім оптимізації робочого часу самих команд або підвищення їх прибутковості, можна значно скоротити роботу в сфері адміністрації та управління персоналом, що має велике значення у випадку великих команд працівників.
Comments