Кожна компанія, яка керує виїзною сервісною службою, добре усвідомлює той факт, що планування, контроль та облік ділових поїздок є великим викликом, який забирає багато часу та роботи. На щастя, сучасні технології пропонують інноваційні рішення, які дозволяють зробити процес планування, організації та врегулювання ділових поїздок набагато швидшим та зручнішим. Давайте розглянемо їх уважніше!
Проблеми, пов'язані з традиційним врегулюванням ділових поїздок
Планування ділової поїздки може бути надзвичайно складним з багатьох причин. Підбір відповідних досвідчених працівників, вибір дати та місця відправлення, способу подорожі, пристосування до уподобань клієнта - ось лише деякі проблеми, пов'язані з організацією відрядження. Одне з найважливіших питань, на яке повинні звернути увагу як польовий працівник, так і бухгалтерія, - це докладний розрахунок всіх витрат підчас поїздки. Усі витрати слід віднести до відповідних і визначених категорій, таких як, наприклад, готельні рахунки, харчування, витрати на бензин або дорожні збори. Звичайно, усі витрати, які будуть оплачені компанією, повинні бути належним чином задокументовані, наприклад, рахунком-фактурою, квитанцією, квитком або іншим підтвердженням, яке приймає бухгалтерія компанії. Тому працівник під час поїздки повинен дуже ретельно збирати всі підтвердження витрат, а після повернення переказати їх у відповідний відділ. Звичайно буває і так, що ділові поїздки організовуються в кінці даного місяця або навіть на межі двох місяців. Подібний сценарій є справжнім клопотом не тільки для бухгалтерії, яка потребує всі рахунки, фактури, квитки та інші папери на кінець місяця, але й для працівника, який у цей момент знаходиться в відрядженні.
Врегулювання ділових поїздок онлайн
Неважко помітити, що традиційні методи врегулювання ділових поїздок мають багато недоліків і займають цінний час співробітників різних відділів. Ось чому все більше компаній вирішують впроваджувати нові технологічні рішення, які допомагають більш ефективно керувати діловими поїздками. Інноваційне програмне забезпечення для закладів сервісного обслуговування, таке як Luceos Smart, забезпечує швидке та зручне онлайн-врегулювання службових поїздок. Воно включає в себе як мобільний додаток для подорожуючих співробітників, так і додатки для керівництва і бухгалтерського відділу, що дає можливість контролювати хід відрядження в режимі реального часу. Дякуючи цьому, планування відряджень стає в більшості випадків автоматизоване, а додатково з'являється можливість інтегрувати планування відряджень з плануванням виїзних робіт, що є досить популярною функцією системи.
Програма дозволяє оформити нове відрядження та визначити його ключові параметри, включаючи призначення відповідного працівника, тривалість поїздки, найважливіші місця та валюту розрахунку. У свою чергу, завдяки статусам відряджень (нове, в процесі, завершено), координатори можуть контролювати службові поїздки в режимі реального часу. Дякуючи додатку, польовий працівник має можливість реєструвати та розподіляти до визначених категорій свої поточні витрати. Додатково, до кожного запису витрат можна прикріпити фотографії рахунків, квитанцій, квитків та інших бухгалтерських документів, що дозволить швидко згромадити повну документацію відрядження. Варто підкреслити, що під час планування, управління та врегулювання ділових поїздок папір взагалі не використовується, а вся потрібна інформація передається через Інтернет. Дані автоматично синхронізуються, завдяки чому бухгалтерія може контролювати понесені витрати в режимі реального часу і не потрібно чекати повернення працівника до офісу для того, щоб врегулювати відрядження.
Електронний розрахунок та врегулювання відряджень
Як наслідок, впровадження системи онлайн-розрахунку службових поїздок пов'язане із значною економією часу і ресурсів не тільки виїзного працівника, але й керівництва і бухгалтерії. Ретельне документування відрядження дозволяє уникнути будь-яких непорозумінь, а весь процес стає набагато швидшим та ефективнішим. Для кожного відрядження система дозволяє створити детальний звіт, який включає ключові параметри поїздки та інформацію про понесені витрати. Крім того, існує можливість створення звітів для більш тривалих періодів - наприклад, кварталу або року.