Трапляється, що компанії обмежують свій контроль над роботою сервісної служби лише до фіксування загальних витрат сервісної команди, які включають в себе такі елементи, як використані матеріали, зарплата працівників або витрати на поїздки до клієнта та відрядження. Однак такий підхід означає, що компанії вкрай складно розрахувати витрати на окремі замовлення, завдання та проекти. На щастя, на ринку є інноваційні програми для сервісу, такі як Luceos Smart, які пропонують цю функцію та значно полегшують управління проєктами як з точки зору сервісної компанії, так і замовника.
Ефективне управління проєктами та програма для сервісу
Вимоги клієнтів зростають з кожним роком, і сервісні компанії повинні відповідати їхнім очікуванням і пропонувати сучасні ІТ-рішення, що враховують зростаючу складність замовленої роботи. Все більше клієнтів обирають контракти, що охоплюють більш тривалий період, ширший спектр послуг та більш широкий географічний регіон. Такі замовлення об’єднуються у великі проекти, які повинні обліковуватися та контролюватися окремо. Особливо при роботі з великими клієнтами, дуже часто деякі умови обслуговування та врегулювання оплат обговорюються індивідуально. Як результат, конкретні клієнти можуть мати різні правила комерційного розрахунку, включаючи погодинні тарифи та знижки на вартість матеріалів або інші умови надання послуг, у тому числі час відповіді на сервісні заявки. Хоча управління окремими замовленнями та роботами досить просте, у випадку складних проєктів ключовим буде інноваційне програмне забезпечення для управління проєктами, яке дозволяє ефективно контролювати та планувати роботи на рівні, вищому за одне замовлення чи одне місце.
Ключові функції програм управління сервісними проектами
Кожен менеджер прагне полегшити управління проєктами, а програма Luceos Smart пропонує ряд ключових функцій, що дозволяють організувати сервісні роботи в рамках проектів. Одним з основних варіантів є можливість призначати окремі сервісні замовлення та завдання конкретним проектам, що дозволяє планувати та контролювати їх з точки зору даного проекту. Звичайно, робочий час, використовувані матеріали та деталі, а також їх вартість можна розрахувати не тільки як частину замовлення, але й з точки зору проєкту. До головних плюсів належить можливість пов'язування проєкту з сервісним контрактом, що дозволяє визначити спеціальні комерційні умови, умови реалізації та рівня послуг (SLA) та обсяг виконаної роботи. Програма також дозволяє призначити до проекту виділену команду співробітників, а також субпостачальника, послуги якого будуть передані на підряд.
Переваги сервісного програмного забезпечення в управлінні проектами
Вибір сучасної ІТ-системи забезпечує багато переваг та дозволяє ефективніше керувати проектами в компанії. Система робить можливим багатовимірне планування та оптимізацію використання команди, що пов'язано зі створенням графіків проектів та реалізацією послуг у межах заданих показників (SLA). Програмне забезпечення для сервісної служби у сфері управління проектами дозволяє автоматично визначати та контролювати бюджет проекту, а також його ключові фінансові показники на основі виконаної роботи, використаних матеріалів та робочого часу команди. Співробітники можуть створювати замовлення та завдання, включаючи циклічні і повторювані події, що значно полегшує планування прогресу реалізації проекту та дозволяє більш ефективно контролювати його перебіг. Що важливо, як клієнт, так і працівники компанії мають доступ до ключової інформації і можуть спостерігати за роботою в режимі реального часу. Це можливо завдяки мобільній системі для сервісного обслуговування Luceos Smart та/або Порталу для Партнерів, що значно полегшує відстеження прогресу та дозволяє контролювати поточний бюджет.