Кожна сервісна компанія повинна ефективно та професійно контролювати фактичні витрати на роботу, яку виконують її працівники на місцях. Тільки таким чином можна гарантувати правильну оцінку наданих послуг, а також належним чином подбати про прибутковість компанії. Тож давайте з’ясуємо, як ефективно та правильно виміряти вартість послуг.
Вартість сервісної послуги - розрахунок польових робіт
Облік витрат на надання сервісних послуг повинен бути надійним та всебічним. Завдяки цьому сервісна компанія здатна швидко виставляти рахунки своїм клієнтам і отримувати оплату за надані послуги. Однак варто підкреслити, що "ручний" збір інформації про витрати на обслуговування є значним викликом для компанії, і найчастіше це пов'язано зі значними інвестиціями в адміністративну діяльність. Співробітники цього підрозділу змушені постійно збирати вичерпну документацію, перевіряти та виправляти видиму там інформацію, а також обробляти всі дані. Такий складний спосіб не тільки займає багато часу, але і створює можливість для різних неточностей. Ось чому все більше компаній вирішують обрати сучасне та інтегроване програмне забезпечення для сервісу - як Luceos Smart, - яке дозволяє швидке і безпомилкове врегулювання витрат на обслуговування. Користувачі мають доступ до програми як через центральну систему (портал), так і через мобільний додаток, який використовується на місцях. Головною перевагою такого рішення є те, що потік інформації та документів відбувається в режимі реального часу, а комунікація між виїзною командою, керівництвом, клієнтом та фінансовим відділом значно прискорюється.
Вартість сервісної послуги - вимірювання витрат та їх своєчасне врегулювання
Як врегулювати витрати на обслуговування за допомогою сучасного програмного забезпечення? Одним з найважливіших елементів, який повинна запропонувати ІТ-система, є вимірювання витрат на сервісну послугу, що включає ключову інформацію про її дату, місце, обсяг, комерційні умови, стан реалізації запланованих сервісних робіт, а також команду делегованих працівників. Програма повинна також передбачати можливість автоматичного запису робочого часу, витраченого на поїздки до і від місця замовлення, та виконання завдання. Система повинна забезпечувати облік витрат, що виділяються на послуги зовнішніх компаній і робіт, які були передані субпідрядниками. Також важливо врахувати раніше узгоджені умови розрахунку. Ще одна функція стосується реєстрації стандартних послуг і матеріалів та деталей, що використовуються в роботі. Їх вартість найкраще розраховується на основі стандартних каталогів та прайс-листів, що містять інформацію про витрати на придбання окремих матеріалів та деталей, а також про надання стандартних послуг.
Ефективне врегулювання витрат на послуги для різних клієнтів
Сучасна ІТ-програма здатна допомогти не тільки в обліку витрат, але і в автоматичному визначенні вартості наданих послуг. Звичайно, слід пам’ятати, що сервісні компанії можуть укладати зі своїми клієнтами контракти, які відрізнятимуться цінами та методами розрахунку за послуги. Таким чином, ця функція повинна забезпечувати виконання різних бізнес-сценаріїв, в залежності від клієнта з яким ми маємо справу. Для деяких клієнтів система визначатиме вартість послуг на основі понесених витрат, до яких буде додано заздалегідь визначену маржу/націнку. Звичайно, програмне забезпечення буде брати до уваги і будь-які знижки, які обговорювалися індивідуально для даного замовлення або клієнта. Розрахунок вартості сервісної послуги також може базуватися на заздалегідь визначеній ціні та враховувати автоматичний обрахунок націнки, отриманої в кінці замовлення, яка визначається виходячи з фактично понесених витрат. Третя можливість дозволяє розраховувати значення, які були фіксованими або визначеними в довгостроковому контракті чи проекті. Звичайно, система контролюватиме маржу, доходи та витрати такого проекту на основі даних про фактичні витрати.
Варто підкреслити, що сучасна ІТ-система для вимірювання та контролю витрат на обслуговування повинна також пропонувати автоматичне вимірювання ключових фінансових показників в режимі реального часу. Ця інформація повинна бути доступна для управління і менеджерів компанії в будь-який момент. Завдяки цьому вони зможуть контролювати та переглядати найважливіші цифри, що стосуються окремих проектів, замовників, контрактів або сервісних команд.