System ewidencji czasu pracy Luceos Smart
Luceos Smart to elektroniczna aplikacja do pomiaru i rejestracji czasu pracy zespołu pracowników – nie tylko pracowników serwisowych, lecz także dowolnego pracownika firmy czy też podwykonawcy, o ile zostanie mu udzielony dostęp do funkcji Partnera w systemie Luceos Smart. Zdalna rejestracja czasu pracy poprzez program to doskonałe rozwiązanie dla firm, które chcą w efektywny i komfortowy dla zatrudnionych osób sposób ewidencjonować liczbę godzin poświęconych na wykonywanie codziennych obowiązków. Zapraszamy do poznania naszego systemu RCP!
Pomiar czasu pracy nad różnymi zadaniami
Efektywne zarządzanie zespołem w terenie wymaga rzetelnych danych. Nasz system ewidencji czasu pracy powstał z myślą o firmach serwisowych i montażowych, dla których dokładna rejestracja godzin pracy stanowi podstawę rozliczeń z klientami oraz kadrą. Dzięki integracji z aplikacją mobilną, elektroniczna ewidencja czasu pracy w programie Luceos Smart umożliwia zbieranie informacji o aktywnościach bezpośrednio w miejscu wykonywania zlecenia.
Funkcja Start/Stop w aplikacji mobilnej naszego programu do prowadzenia ewidencji czasu pracy ułatwia rozpoczęcie oraz zakończenie pomiaru czasu dojazdu do miejsca realizacji zlecenia, czasu pracy nad zleceniem oraz innych rodzajów aktywności, np. przerw, prac administracyjnych, szkoleń. Nasz elektroniczny system do rejestracji czasu pracy zdalnej, mobilnej lub stacjonarnej pozwala też raportować czas spędzony przez pracowników na urlopach wypoczynkowych, zwolnieniach chorobowych i innych. Aby korzystać z naszego programu do rozliczania godzin pracy, nie jest potrzebna karta RCP.
Wiemy też, że nieco inne dane będą potrzebne w elektronicznym systemie ewidencji czasu pracy zdalnej, a inne np. w aplikacji do rejestracji czasu pracy dla pracowników mobilnych czy tych pracujących w biurze. Zestaw typów oraz kategorii mierzonego czasu pracy może być dostosowany do konkretnych wymagań każdego Klienta. Dzięki temu pomiar czasu pracy będzie komfortowy dla pracowników, jak i kierowników.
Program do prowadzenia ewidencji czasu pracy dopasowany do Twojej firmy
Każda firma pracuje inaczej – inaczej rozlicza się serwis montujący urządzenia u klienta, inaczej zespół projektowy w biurze. Dlatego nasz program do prowadzenia ewidencji czasu pracy konfigurujemy pod konkretny model działania, a nie odwrotnie. Ty decydujesz, jakie typy aktywności widzi pracownik w aplikacji i jakie dane muszą trafić do rozliczenia.
Wdrożony u Ciebie system ewidencji czasu pracy możesz rozbudowywać wraz z rozwojem zespołu – od kilku osób w terenie po kilkadziesiąt rozproszonych po całym kraju. Nowe kategorie czasu, nowe działy i nowe uprawnienia dodajesz w portalu, bez konieczności wymiany narzędzia. Program do ewidencji czasu pracy rośnie razem z Twoim biznesem.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy – program, który da Ci więcej
W terenie liczy się wygoda i szybkość działania. Dlatego rejestracja czasu pracy w aplikacji na systemy Android i iOS pozwala serwisantom raportować moment rozpoczęcia i zakończenia czynności jednym kliknięciem.
-
Ewidencja czasu pracy natychmiast dostępna online – dane o postępach są przesyłane do portalu w czasie rzeczywistym.
-
Elektroniczny rejestrator czasu pracy – smartfon staje się terminalem, który dokumentuje nie tylko obecność, ale i przejechany dystans czy zużyte materiały.
-
Precyzyjna rejestracja czasu pracy: program pozwala przypisać każdą minutę do konkretnego projektu, pojazdu lub urządzenia.
W zależności od zakresu aktywnych modułów i konfiguracji aplikacji do rejestrowania czasu pracy Luceos Smart pozwala także na umieszczanie obok ewidencji godzin zapisanej w programie, dodatkowych informacji, jak np.:
-
przejechanego dystansu (liczby kilometrów),
-
projektu powiązanego z rejestrowanym czasem,
-
pojazdu, który był użyty w rejestrowanym czasie pracy,
-
komentarza czy innych dodatkowych informacji uzupełniających rekord w aplikacji do ewidencji czasu pracy.
Portal i program do rozliczania czasu pracy Luceos Smart pozwala także na szybką kontrolę pojedynczego pracownika lub grupy czy też w okresie dłuższym niż jeden dzień. Możliwa jest więc ewidencja czasu pracy godzinowa, tygodniowa lub np. miesięczna w formie elektronicznej.
Aplikacja do rejestracji czasu pracy w telefonie każdego pracownika
Nie potrzebujesz czytników, terminali ani dodatkowego sprzętu. Aplikacja do rejestracji czasu pracy Luceos Smart działa na prywatnym lub służbowym smartfonie z systemem Android i iOS, także wtedy, gdy pracownik znajduje się poza zasięgiem sieci – dane zostaną wysłane do portalu automatycznie po odzyskaniu połączenia.
Rejestracja czasu pracy w aplikacji zajmuje jedno dotknięcie ekranu i nie wymaga szkolenia. Serwisant potwierdza start dojazdu, przejście do realizacji zlecenia i zakończenie pracy, a elektroniczny rejestrator czasu pracy w tle zapisuje godzinę, lokalizację i kontekst zdarzenia. Zamiast notatek w kalendarzu i kartek w schowku samochodu masz jeden, spójny zapis dnia.
Monitorowanie czasów pracy zespołu serwisowego w czasie rzeczywistym
Dane o rejestrowanych w aplikacji mobilnej Luceos Smart czasach pracy są na bieżąco przesyłane do centralnego portalu i tam mogą być natychmiast prezentowane i uwzględnione w raportach. Dzięki temu na rozliczanie czasu pracy z wykorzystaniem naszego programu dla serwisu nie trzeba przeznaczać wielu godzin nawet w firmach zatrudniających wiele osób. W każdej chwili możesz też sprawdzić, co robią pracownicy w aplikacji RCP. Program do rozliczania czasu pracy pracowników ułatwia również planowanie kolejnych zleceń, ponieważ możesz łatwo określić, czy dana osoba dopiero pojechała do klienta, jest w trakcie wykonywania zlecenia lub czy już wraca do siedziby firmy.
Rzetelne rozliczenie zaczyna się od tego, że mierzysz właściwe rzeczy. Pomiar czasu pracy pracowników w Luceos Smart obejmuje nie tylko obecność, ale też podział doby roboczej na aktywności, które realnie wpływają na rentowność zlecenia:
-
Rejestracja godzin pracy w podziale na dojazd, pracę u klienta, przerwy i czynności administracyjne.
-
Rejestracja czasu pracy pracownika przypisana do konkretnego zlecenia, projektu, urządzenia lub pojazdu.
-
Nadgodziny, dyżury i praca w dni wolne — wyróżnione osobno i gotowe do rozliczenia.
-
Nieobecności: urlopy, zwolnienia i delegacje w tym samym miejscu, co godziny robocze.
Sprawne rozliczanie czasu pracy program dla serwisu
Gromadzenie danych to tylko część ułatwienia. Najważniejsze jest ich przetworzenie na potrzeby płacowe. Nasz program do rozliczania czasu pracy pracowników generuje gotowe zestawienia, które można eksportować do zewnętrznych systemów ERP.
-
Program do prowadzenia ewidencji czasu pracy – umożliwia ewidencjonowanie nadgodzin, dyżurów oraz przerw.
-
Rozliczanie czasu pracy – program pozwala filtrować dane według osób, klientów lub okresów.
-
Program rejestracji czasu pracy dla pracownika serwisu – skraca proces przygotowania raportów do faktur dla kontrahentów.
Gotowy plik trafia do działu kadr lub bezpośrednio do systemu ERP. Elektroniczne rozliczanie czasu pracy oznacza więc mniej pracy dla administracji i mniej korekt po zamknięciu miesiąca.
Ułatwienia ewidencji czasu pracy w programie
Wdrożenie cyfrowych rozwiązań eliminuje obieg papierowych kart drogowych. Ewidencja czasu pracy drogą elektroniczną zapewnia przejrzystość i ułatwia weryfikację zdarzeń. Nowoczesny program do ewidencji czasu pracy automatycznie zestawia zadeklarowane godziny z lokalizacją GPS, pozwalając szybko wykryć ewentualne rozbieżności.
Jeśli Twoja firma realizuje kontrakty w modelu rozproszonym, system ewidencji czasu pracy zdalnej pomoże zachować kontrolę nad realizacją zadań biurowych i projektowych poza siedzibą.
Zdalna rejestracja czasu pracy zapisana przez pracownika serwisowego za pomocą aplikacji mobilnej może być także w niej korygowana. Dostęp do edycji możliwy jest zarówno dla serwisanta, jak i dla kierownika oraz administratora systemu. Dane o czasie pracy mogą być uzupełniane o komentarz, a nawet informację o przejechanym w trakcie pracy dystansie. Taka elektroniczna ewidencja czasu pracy w programie pozwala na uniknięcie błędów w rejestrze wynikających z założenia, że realizacja określonej czynności zajmie znacznie mniej lub więcej czasu.
W sytuacji integracji z systemem flotowym dane te mogą być automatycznie uzupełniane przy rejestracji czasu pracy pracowników w aplikacji na podstawie udostępnionych informacji o pozycji pojazdu serwisanta. Znacznie ułatwia to prowadzenie ewidencji czasu pracy online osoby, która spędza każdego dnia wiele godzin poza firmą.
Ewidencja czasu pracy zdalnej i hybrydowej w jednym miejscu
Twój zespół nie musi pracować już tylko i wyłącznie w jednej lokalizacji – część osób jeździ do klientów, część rozlicza projekty z domu. Ewidencja czasu pracy zdalnej działa w Luceos Smart dokładnie tak samo jak w terenie: pracownik uruchamia pomiar z telefonu lub przeglądarki, a przełożony od razu widzi status jego dnia.
System ewidencji czasu pracy online nie służy do kontrolowania ludzi na siłę – służy do tego, żeby ich praca była widoczna i policzalna. Prowadzona w ten sposób ewidencja chroni obie strony: pracownik ma dowód wykonanych zadań, a Ty rzetelną podstawę do rozliczenia projektu z klientem.
Raportowanie, weryfikacja i rozliczanie przepracowanego czasu
Luceos Smart udostępnia też szereg raportów związanych z czasem pracy, które mogą być tworzone na żądanie lub też automatycznie, a następnie zostać rozesłane do wszystkich członków zespołu lub do kierowników jako załączniki do wiadomości e-mail. Okazuje się to szczególnie przydatne podczas ewidencjonowania czasu pracy zdalnej, gdy na co dzień nie ma się bezpośredniego kontaktu z przełożonymi. Taka elektroniczna rejestracja czasu pracy ma też funkcje wykrywania błędów: odchyleń od normy lub nakładających się czasów pracy.
Zweryfikowane raporty z programu do mierzenia czasu pracy są podstawą do wyliczenia pensji każdego pracownika. Odpowiednie raporty z systemów RCP mogą być automatycznie przesyłane do zespołu HR lub do zewnętrznego systemu ewidencji pracy (również zdalnej), np. ERP.
Korzyści z przejścia na elektroniczne rozliczanie czasu pracy
Zastąpienie tradycyjnych metod technologią to przede wszystkim oszczędność. Elektroniczna rejestracja czasu pracy minimalizuje błędy przy ręcznym przepisywaniu godzin. Korzystając z aplikacja do ewidencji czasu pracy, masz pewność, że serwisant nie musi wracać do biura, by zdać raport. Wszystkie informacje są dostępne dla menedżerów od razu.
Elektroniczne rozliczanie czasu pracy to doskonałe rozwiązanie zarówno dla firm, których pracownicy wykonują swoje obowiązki w domu lub w terenie, jak i dla wszystkich innych pragnących usprawnić procesy rozliczania czasu pracy za pomocą programu. Postaw na nasz rejestrator czasu pracy pracownika i zobacz, jak łatwe i komfortowe jest korzystanie z rozwiązań Luceos Smart! Oprócz aplikacji do ewidencji czasu pracy oferujemy też programy do zarządzania maszynami. Sprawdź wszystkie dostępne opcje!
Wybierając nasz program do rozliczania czasu pracy, stawiasz na profesjonalizm serwisu w oczach klientów. Elektroniczne rozliczanie czasu pracy to standard, który rośnie wraz z Twoim biznesem.
Najczęściej zadawane pytania
Czy elektroniczna ewidencja czasu pracy w programie jest zgodna z Kodeksem pracy?
Tak – elektroniczna ewidencja czasu pracy w programie Luceos Smart zawiera wszystkie dane wymagane przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, wraz z historią zmian i informacją o tym, kto i kiedy skorygował wpis.
Czy potrzebuję kart lub czytników?
Nie. Ewidencja czasu pracy elektroniczna opiera się w naszym rozwiązaniu wyłącznie na smartfonie i przeglądarce, więc start wdrożenia nie wymaga zakupu sprzętu.
Czy z rozwiązania mogą korzystać podwykonawcy?
Tak. Program do ewidencji czasu pracy działa również dla partnerów zewnętrznych, którym udzielisz dostępu do funkcji Partnera – ich godziny rozliczysz na tych samych zasadach co godziny własnego zespołu.
