
Zlecenie serwisowe to podstawowy element procesu zarządzania serwisem
System Luceos Smart oferuje szereg funkcjonalności, których zadaniem jest usprawnienie i ułatwienie planowania, wykonywania oraz rozliczania zleceń.
Tworzenie zlecenia serwisowego
Stworzenie zlecenia serwisowego to jedna z podstawowych funkcji Luceos Smart. System umożliwia zdefiniowanie - w prosty i szybki sposób - kompletu informacji niezbędnych do profesjonalnego wykonania usługi serwisowej.
Tworząc zlecenie serwisowe można określić jego najważniejsze atrybuty:
-
klienta, na rzecz, którego usługa serwisowa ma zostać wykonana,
-
zakres usługi, w tym wskazanie serwisowanych urządzeń,
-
miejsce oraz termin wykonania usługi,
-
serwisanta odpowiedzialnego za wykonanie usługi,
-
inne informacje, np. listę części, jakie należy pobrać przed rozpoczęciem wykonania usługi.
System może tworzyć zlecenia system automatycznie, zarówno w przypadku gdy są powtarzalne jak i gdy są wynikiem zgłoszenia serwisowego.

Planowanie zleceń serwisowych
Planowanie to następny element w procesie zarządzania zleceniem serwisowym. Celem jest zbudowanie optymalnego planu wykonywania usług serwisowych przez zespół serwisowy. Proces ten jest wspierany przez funkcje kalendarza zleceń, dzięki któremu można m.in.:
-
Sprawdzić w kalendarzu, kto pracuje - lub będzie pracował w przyszłości - w regionie, w którym należy wykonać oczekujące zlecenia.
-
Zidentyfikować i zobrazować zadania serwisowe zespołu i poszczególnych serwisantów w określonym czasie.
-
Określić i przedstawić na mapie trasy przejazdu pracowników terenowych między lokalizacjami zaplanowanych zleceń.
-
Rozdzielić zadania serwisowe między serwisantów tak, aby rozkład czasowy oraz geograficzny zapewniał optymalne wykorzystanie zasobów oraz uwzględniał priorytety związane z różnymi zadaniami i klientami.
Dzięki dostępowi on-line do danych o postępach prac nad bieżącymi zleceniami, możliwe jest szybkie i optymalne podejmowanie decyzji w sytuacjach nagłych awarii, opóźnień w realizacji planu czy też problemów z dostępnością serwisantów



Przekazanie do wykonania
W dowolnym momencie realizacji planu zlecenia mogą zostać przekazane do poszczególnych serwisantów.
Możliwości systemu zapewniają, że:
-
Serwisant natychmiast otrzymuje kompletną informację o nowym zleceniu i może przyjąć je do realizacji.
-
Serwisant ma możliwość zapoznania się z historią dotychczasowych napraw serwisowych u Klienta oraz dokumentacją serwisowanego urządzenia.
-
Przyjęcie zlecenia do wykonania przez serwisanta jest realizowane przez zmianę statusu zlecenia, co jest także widoczne w kalendarzu zleceń.
Realizacja zlecenia serwisowego
Rozpoczęcia wykonywania zlecenia przez serwisanta pozwala na rozpoczęcie zbierania danych, które natychmiast są przekazywane z aplikacji mobilnej do głównej bazy danych systemu Luceos Smart.
Na tym etapie:
-
System mierzy czas pracy serwisanta, przeznaczony zarówno na naprawę, jak i na dojazd do Klienta oraz na prace administracyjne.
-
Serwisant dokumentuje wykonanie usługi serwisowej, np. dołączając zrobione przez siebie zdjęcie lub informację o tym, jakie części wykorzystał do naprawy.
-
System pozwala rozliczać zużyte części, które mogą być przypisane do zlecenia w momencie jego definiowania, dodane później z katalogów części dostępnych w systemie (w tym także w aplikacji mobilnej) lub dodane spoza katalogu, np. kupione w sklepie już podczas wykonywania zlecenia serwisowego.
-
Na koniec wykonania zlecenia aplikacja mobilna pozwala pobrać od Klienta podpis, a system wystawi raport elektroniczny. Raport może zostać od razu przesłany na adres e-mailowy Klienta i jest zapisywany w systemie w formie pliku PDF.






Rozliczenie zlecenia
Po wykonaniu zlecenia system umożliwia przeprowadzenie procesu jego rozliczenia. Proces ten pozwala sfinalizować czynności związane z pobranymi, użytymi i zwróconymi częściami, a także przygotować dane do rozliczenia kosztów wewnętrznych oraz zewnętrznych zlecenia, w tym wygenerowanie danych do faktury dla klienta.
