Zlecenie serwisowe to podstawowy element procesu zarządzania serwisem 

System Luceos Smart oferuje szereg funkcjonalności, których zadaniem jest usprawnienie i ułatwienie planowania, wykonywania oraz rozliczania zleceń.

Tworzenie zlecenia serwisowego

Stworzenie zlecenia serwisowego to jedna z podstawowych funkcji Luceos Smart. System umożliwia zdefiniowanie - w prosty i szybki sposób - kompletu informacji niezbędnych do profesjonalnego wykonania usługi serwisowej.
 

Tworząc zlecenie serwisowe można określić jego najważniejsze atrybuty:

  • klienta, na rzecz, którego usługa serwisowa ma zostać wykonana,

  • zakres usługi, w tym wskazanie serwisowanych urządzeń,

  • miejsce oraz termin wykonania usługi,

  • serwisanta odpowiedzialnego za wykonanie usługi,

  • inne informacje, np. listę części, jakie należy pobrać przed rozpoczęciem wykonania usługi.

System może tworzyć zlecenia system automatycznie, zarówno w przypadku gdy są powtarzalne jak i gdy są wynikiem zgłoszenia serwisowego.

zlecenia serwisowe

Planowanie zleceń serwisowych

Planowanie to następny element w procesie zarządzania zleceniem serwisowym. Celem jest zbudowanie optymalnego planu wykonywania usług serwisowych przez zespół serwisowy.  Proces ten jest wspierany przez funkcje kalendarza zleceń, dzięki któremu można m.in.:

  • Sprawdzić w kalendarzu, kto pracuje - lub będzie pracował w przyszłości - w regionie, w którym należy wykonać oczekujące zlecenia.

  • Zidentyfikować i zobrazować zadania serwisowe zespołu i poszczególnych serwisantów w określonym czasie.

  • Określić i przedstawić na mapie trasy przejazdu pracowników terenowych między lokalizacjami zaplanowanych zleceń.

  • Rozdzielić zadania serwisowe między serwisantów tak, aby rozkład czasowy oraz geograficzny zapewniał optymalne wykorzystanie zasobów oraz uwzględniał priorytety związane z różnymi zadaniami i klientami.

 

Dzięki dostępowi on-line do danych o postępach prac nad bieżącymi zleceniami, możliwe jest szybkie i optymalne podejmowanie decyzji w sytuacjach nagłych awarii, opóźnień w realizacji planu czy też problemów z dostępnością serwisantów

zarządzanie zleceniami serwisowymi
program do zleceń serwisowych
aplikacja mobilna dla serwisanta

Przekazanie do wykonania

W dowolnym momencie realizacji planu zlecenia mogą zostać przekazane do poszczególnych serwisantów.

 

Możliwości systemu zapewniają, że:

  • Serwisant natychmiast otrzymuje kompletną informację o nowym zleceniu i może przyjąć je do realizacji.

  • Serwisant ma możliwość zapoznania się z historią dotychczasowych napraw serwisowych u Klienta oraz dokumentacją serwisowanego urządzenia. 

  • Przyjęcie zlecenia do wykonania przez serwisanta jest realizowane przez zmianę statusu zlecenia, co jest także widoczne w kalendarzu zleceń.

 

Realizacja zlecenia serwisowego

Rozpoczęcia wykonywania zlecenia przez serwisanta pozwala na rozpoczęcie zbierania danych, które natychmiast są przekazywane z aplikacji mobilnej do głównej bazy danych systemu Luceos Smart. 


Na tym etapie:

  • System mierzy czas pracy serwisanta, przeznaczony zarówno na naprawę, jak i na dojazd do Klienta oraz na prace administracyjne.

  • Serwisant dokumentuje wykonanie usługi serwisowej, np. dołączając zrobione przez siebie zdjęcie lub informację o tym, jakie części wykorzystał do naprawy.

  • System pozwala rozliczać zużyte części, które mogą być przypisane do zlecenia w momencie jego definiowania, dodane później z katalogów części dostępnych w systemie (w tym także w aplikacji mobilnej) lub dodane spoza katalogu, np. kupione w sklepie już podczas wykonywania zlecenia serwisowego.

  • Na koniec wykonania zlecenia aplikacja mobilna pozwala pobrać od Klienta podpis, a system wystawi raport elektroniczny. Raport może zostać od razu przesłany na adres e-mailowy Klienta i jest zapisywany w systemie w formie pliku PDF. 

zarządzanie zleceniem serwisowym
jak zarządzać zleceniem serwisowym
kolejny etap zlecenia serwisowego
new_order_09.panda.png
new_order_11.panda.png
new_order_12.panda.png

Rozliczenie zlecenia

Po wykonaniu zlecenia system umożliwia przeprowadzenie procesu jego rozliczenia. Proces ten pozwala sfinalizować czynności związane z pobranymi, użytymi i zwróconymi częściami, a także przygotować dane do rozliczenia kosztów wewnętrznych oraz zewnętrznych zlecenia, w tym wygenerowanie danych do faktury dla klienta.

rozliczanie zleceń serwisowych