Zlecenie serwisowe to podstawowy element procesu zarządzania serwisem

System Luceos Smart oferuje szereg funkcjonalności, których zadaniem jest usprawnienie i ułatwienie planowania, wykonywania oraz rozliczania zleceń.

Tworzenie zlecenia serwisowego

Stworzenie zlecenia serwisowego to jedna z podstawowych funkcji Luceos Smart. System umożliwia zdefiniowanie - w prosty i szybki sposób - kompletu informacji niezbędnych do profesjonalnego wykonania usługi serwisowej.

Tworząc zlecenie serwisowe można określić jego najważniejsze atrybuty:

klienta, na rzecz, którego usługa serwisowa ma zostać wykonana,
zakres usługi, w tym wskazanie serwisowanych urządzeń,
miejsce oraz termin wykonania usługi,
serwisanta odpowiedzialnego za wykonanie usługi,
inne informacje, np. listę części, jakie należy pobrać przed rozpoczęciem wykonania usługi.

System może tworzyć zlecenia system automatycznie, zarówno w przypadku gdy są powtarzalne jak i gdy są wynikiem zgłoszenia serwisowego.

Planowanie zleceń serwisowych

Planowanie to następny element w procesie zarządzania zleceniem serwisowym. Celem jest zbudowanie optymalnego planu wykonywania usług serwisowych przez zespół serwisowy. Proces ten jest wspierany przez funkcje kalendarza zleceń, dzięki któremu można m.in.:

Sprawdzić w kalendarzu, kto pracuje - lub będzie pracował w przyszłości - w regionie, w którym należy wykonać oczekujące zlecenia.
Zidentyfikować i zobrazować zadania serwisowe zespołu i poszczególnych serwisantów w określonym czasie.
Określić i przedstawić na mapie trasy przejazdu pracowników terenowych między lokalizacjami zaplanowanych zleceń.
Rozdzielić zadania serwisowe między serwisantów tak, aby rozkład czasowy oraz geograficzny zapewniał optymalne wykorzystanie zasobów oraz uwzględniał priorytety związane z różnymi zadaniami i klientami.

Dzięki dostępowi on-line do danych o postępach prac nad bieżącymi zleceniami, możliwe jest szybkie i optymalne podejmowanie decyzji w sytuacjach nagłych awarii, opóźnień w realizacji planu czy też problemów z dostępnością serwisantów

Przekazanie do wykonania

W dowolnym momencie realizacji planu zlecenia mogą zostać przekazane do poszczególnych serwisantów.

Możliwości systemu zapewniają, że:

Serwisant natychmiast otrzymuje kompletną informację o nowym zleceniu i może przyjąć je do realizacji.
Serwisant ma możliwość zapoznania się z historią dotychczasowych napraw serwisowych u Klienta oraz dokumentacją serwisowanego urządzenia.
Przyjęcie zlecenia do wykonania przez serwisanta jest realizowane przez zmianę statusu zlecenia, co jest także widoczne w kalendarzu zleceń.

Realizacja zlecenia serwisowego

Rozpoczęcia wykonywania zlecenia przez serwisanta pozwala na rozpoczęcie zbierania danych, które natychmiast są przekazywane z aplikacji mobilnej do głównej bazy danych systemu Luceos Smart.

Na tym etapie:

System mierzy czas pracy serwisanta, przeznaczony zarówno na naprawę, jak i na dojazd do Klienta oraz na prace administracyjne.
Serwisant dokumentuje wykonanie usługi serwisowej, np. dołączając zrobione przez siebie zdjęcie lub informację o tym, jakie części wykorzystał do naprawy.
System pozwala rozliczać zużyte części, które mogą być przypisane do zlecenia w momencie jego definiowania, dodane później z katalogów części dostępnych w systemie (w tym także w aplikacji mobilnej) lub dodane spoza katalogu, np. kupione w sklepie już podczas wykonywania zlecenia serwisowego.
Na koniec wykonania zlecenia aplikacja mobilna pozwala pobrać od Klienta podpis, a system wystawi raport elektroniczny. Raport może zostać od razu przesłany na adres e-mailowy Klienta i jest zapisywany w systemie w formie pliku PDF.

Rozliczenie zlecenia

Po wykonaniu zlecenia system umożliwia przeprowadzenie procesu jego rozliczenia. Proces ten pozwala sfinalizować czynności związane z pobranymi, użytymi i zwróconymi częściami, a także przygotować dane do rozliczenia kosztów wewnętrznych oraz zewnętrznych zlecenia, w tym wygenerowanie danych do faktury dla klienta.