Gdzie i jak przechowywać ewidencję czasu pracy?
- Luceos Smart
- 6 dni temu
- 4 minut(y) czytania
Prowadzenie ewidencji czasu pracy to podstawowy obowiązek prawny każdego pracodawcy. Ta część dokumentacji pracowniczej ma znaczenie dla właściwego rozliczania świadczeń oraz zapewnienia zgodności wymiaru pracy z przepisami. Ustawodawca określił wymogi dotyczące zawartości ewidencji, a także zasady jej gromadzenia i składowania. Zrozumienie tych informacji jest potrzebne do uniknięcia potencjalnie kosztownych uchybień. Niniejszy artykuł omawia kwestie związane z miejscem oraz czasem przechowywania wspomnianych dokumentów.
W artykule znaleźć można:
Co to jest ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy pracownika stanowi dokument odzwierciedlający sposób wykorzystania okresu pracy przez każdego pracownika. Jej prowadzenie jest nałożone na pracodawcę przepisami Kodeksu Pracy. Dokument ten zawiera zapisy o przepracowanych godzinach w danej dobie, z wyszczególnieniem godzin nadliczbowych, dyżurów, a także dni wolnych. Rejestruje się w niej urlopy (wypoczynkowe, bezpłatne), zwolnienia od pracy oraz inne absencje, zarówno usprawiedliwione, jak i nieusprawiedliwione. Rzetelne prowadzenie ewidencji jest potrzebne do właściwego wyliczania wynagrodzeń, świadczeń związanych z pracą i kontroli przestrzegania norm czasu pracy.
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy pracownika?
Zakres informacji, które muszą znaleźć się w ewidencji czasu pracy, precyzują przepisy prawa. Dla każdego pracownika dokument ten musi zawierać zapis o liczbie godzin pracy w danej dobie. Wskazuje się w nim godziny nadliczbowe, pracę w porze nocnej oraz w niedziele i święta. Notuje się informacje o dyżurach pracowniczych. Ewidencja czasu pracy pracownika obejmuje także dane o urlopach (wypoczynkowych, na żądanie, bezpłatnych) oraz innych zwolnieniach od pracy. Wymagane jest odnotowanie zarówno usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy. Dokładność tych danych stanowi podstawę prawidłowych rozliczeń z pracownikiem.
Ewidencja czasu pracy – ile lat przechowywać?
Ewidencja czasu pracy to ważna dokumentacja. Gdzie i ile lat ją przechowywać? Odpowiedź przynoszą regulacje prawne, jasno to precyzujące. W przeważającej liczbie sytuacji dokumentacja pracownicza, w tym ewidencja, podlega okresowi przechowywania wynoszącemu 10 lat. Czas ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy danego pracownika. Zmiany w przepisach, obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku, wprowadziły jednak odmienne zasady dla części osób. W odniesieniu do pracowników zatrudnionych w określonych ramach czasowych przed tą datą okres przechowywania ewidencji może wynosić 50 lat. Długość zależy w tym przypadku od momentu nawiązania stosunku pracy oraz dopełnienia przez pracodawcę określonych formalności związanych z dokumentacją ubezpieczeniową.
Ewidencja czasu pracy – gdzie przechowywać?
Dokumentacja pracownicza w przedsiębiorstwie podlega podziałowi na akta osobowe oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Ewidencja czasu pracy pracownika zalicza się do tej drugiej grupy i ma być gromadzona w wydzielony sposób, nie razem z aktami osobowymi. Z przepisów wynikają konkretne zasady dotyczące miejsca oraz formy składowania tych danych. Ewidencja musi być przechowywana oddzielnie dla każdego pracownika. Prawo dopuszcza prowadzenie jej zarówno w formie papierowej, jak i formie elektronicznej. Niezależnie od wybranej metody, dokumentacja wymaga bezpiecznego przechowywania. Oznacza to konieczność zabezpieczenia jej przed przypadkowym zniszczeniem, utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych, zapewniając tym samym należytą ochronę danych.
Jaką formę przechowywania ewidencji czasu pracy wybrać?
Decyzja o wyborze sposobu przechowywania ewidencji czasu pracy należy do pracodawcy. Choć forma papierowa nadal bywa stosowana, coraz więcej podmiotów decyduje się na rozwiązania cyfrowe. Przejście na elektroniczne ewidencjonowanie czasu pracy pracownika podyktowane jest korzyściami, jakie niesie ze sobą nowoczesne zarządzanie dokumentacją pracowniczą, na przykład w powiązaniu z systemami ERP i CRM.
Jakie są zalety przechowywania ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy z zastosowaniem systemów elektronicznych upraszcza operacje związane z jej gromadzeniem i składowaniem. Dane są porządkowane oraz prezentowane w sposób przejrzysty, co ułatwia ich analizę. Forma elektroniczna zapewnia szybszy dostęp do danych w porównaniu do tradycyjnych metod. Elektroniczne narzędzia często automatyzują proces rejestracji, zmniejszając prawdopodobieństwo wystąpienia błędów. Systemy cyfrowe podnoszą także poziom bezpieczeństwa dokumentacji dzięki możliwości tworzenia kopii zapasowych i restrykcyjnemu zarządzaniu uprawnieniami dostępu.
Jak prawidłowo przechowywać ewidencję czasu pracy w formie elektronicznej?
Wybór formy elektronicznej do przechowywania ewidencji czasu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek wdrożenia rozwiązań zapewniających wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Kluczowe aspekty to zagwarantowanie integralności danych, rozumianej jako ich kompletność i niezmienność od momentu rejestracji. Systemy wykorzystywane do cyfrowego składowania muszą chronić dokumentację przed dostępem osób nieupoważnionych, a także możliwością jej modyfikacji czy usunięcia niezgodnie z procedurami. Konieczne jest zagwarantowanie dostępu upoważnionym użytkownikom, zgodnie z ich rolami i zakresem obowiązków. Mechanizmy archiwizacji oraz tworzenia kopii zapasowych stanowią element systemu bezpieczeństwa. Profesjonalne oprogramowanie do zarządzania czasem pracy jest projektowane z uwzględnieniem wszystkich tych wymagań.
Zadbaj o ewidencję czasu pracy w swojej firmie
Prawidłowe prowadzenie i przechowywanie ewidencji czasu pracy to jeden z najważniejszych obowiązków prawnych każdego pracodawcy. Świadomość wymogów dotyczących okresu przechowywania dokumentacji oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa danych, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, ma znaczenie dla zachowania zgodności działań firmy z przepisami. Nowoczesne technologie, w tym dedykowane systemy informatyczne do zarządzania czasem pracy, oferują narzędzia wspierające skuteczne wypełnienie tych obowiązków. Umożliwiają prawidłowe gromadzenie danych oraz ich bezpieczne składowanie, usprawniając jednocześnie procesy administracyjne w przedsiębiorstwie. Przestrzeganie tych zasad zapobiega potencjalnym problemom prawnym i porządkuje zarządzanie personelem.
Comments