Каждая сервисная компания должна эффективно и профессионально контролировать фактические затраты на работу, которую выполняют ее сотрудники на местах. Только таким образом можно гарантировать правильную оценку предоставляемых услуг, а также должным образом позаботиться о прибыльности компании. Давайте выясним, как эффективно и правильно измерять стоимость услуг.
Стоимость услуг - расчет полевых работ
Учет затрат на оказание сервисных услуг должен быть надежным и всесторонним. Благодаря этому сервисная компания способна быстро выставлять счета своим клиентам и получать оплату за предоставленные услуги. Однако следует подчеркнуть, что "ручной" сбор информации о затратах на обслуживание является значимым вызовом для компании, и чаще всего это связано со значительными инвестициями в административную деятельность. Сотрудники этого подразделения вынуждены постоянно собирать исчерпывающую документацию, проверять и исправлять предоставленную информацию, а также обрабатывать все данные. Такой сложный способ не только занимает много времени, но и создает возможность для различных неточностей. Вот почему все больше компаний решают выбрать современное и интегрированное программное обеспечение для сервиса - как Luceos Smart, - которое позволяет быстрое и безошибочное урегулирование расходов на обслуживание. Пользователи имеют доступ к программе как через центральную систему (портал), так и через мобильное приложение, которое используется на местах. Главным преимуществом такого решения является то, что поток информации и документов происходит в режиме реального времени, а коммуникация между выездной командой, руководством, клиентом и финансовым отделом значительно ускоряется.
Стоимость услуг - измерение затрат и их своевременное урегулирование
Как урегулировать расходы на обслуживание с помощью современного программного обеспечения? Одним из важнейших элементов, который должна предложить ІТ-система, является измерение затрат на сервисную услугу, включающее ключевую информацию о дате, месте, объеме, коммерческих условиях, состоянии реализации запланированных сервисных работ, а также команде делегированных работников. Программа должна также предусматривать возможность автоматической записи рабочего времени, затраченного на поездки до и от места заказа, и выполнения самого задания. Система должна обеспечивать учет расходов, выделяемых на услуги внешних компаний и работ, которые были переданы субподрядчиками. Также важно учесть ранее согласованные условия расчета. Еще одна функция касается регистрации стандартных услуг и материалов и деталей, используемых в работе. Их стоимость лучше рассчитывается на основе стандартных каталогов и прайс-листов, содержащих информацию о расходах на приобретение отдельных материалов и деталей, а также о предоставлении стандартных услуг.
Эффективное урегулирование затрат на услуги для различных клиентов
Современная ІТ-программа способна помочь не только в учете расходов, но и в автоматическом определении стоимости предоставленных услуг. Конечно, следует помнить, что сервисные компании могут заключать со своими клиентами контракты, которые будут отличаться ценами и методами расчета за услуги. Таким образом, эта функция должна обеспечивать выполнение различных бизнес-сценариев, в зависимости от клиента с которым мы имеем дело. Для некоторых клиентов система будет определять стоимость услуг на основе понесенных расходов, к которым добавляется заранее определенная маржа / наценка. Конечно, программное обеспечение будет принимать во внимание и любые скидки, которые обсуждались индивидуально для данного заказа или клиента. Расчет стоимости сервисной услуги также может базироваться на заранее определенной цене и учитывать автоматический расчет наценки, полученной в конце заказа, которая определяется исходя из фактически понесенных расходов. Третья возможность позволяет рассчитывать значения, которые были фиксированными или определенными в долгосрочном контракте или проекте. Конечно, система будет контролировать маржу, доходы и расходы такого проекта на основе данных о фактических затратах.
Следует подчеркнуть, что современная ІТ-система для контроля затрат на обслуживание должна также предлагать автоматическое измерение ключевых финансовых показателей в режиме реального времени. Эта информация должна быть доступна для управления и менеджеров компании в любой момент. Благодаря этому они смогут контролировать и просматривать важные цифры, касающиеся отдельных проектов, заказчиков, контрактов или сервисных команд.