Рабочее время сотрудников - один из главных аспектов управления организацией, на который обращают внимание в современных компаниях. Регистрация деятельности сотрудников - это прежде всего способ эффективной оптимизации времени и качества их работы, что влияет как на уровень удовлетворенности потребителей, так и на состояние всей организации. Контроль и управление деятельностью сотрудников является еще более важным при координации работы сервисных бригад. Важно не только качество работы, но и ее время (включая поездки на работу) и эффективность, а также урегулирование (что особенно важно с точки зрения работника).
Контроль активности работников сервисной бригады
Невозможность прямого надзора за работником сервисной службы со стороны его руководителя приводит к необходимости использования инструментов, которые помогают координаторам в отдаленном управлении своими подчиненными. Почему так важно различать рабочее время и рабочий день работников выездной службы? Это имеет значение по нескольким очень важным причинам, среди которых:
соблюдение правил охраны здоровья и безопасности работников с учетом ответственности работодателя;
выполнения обязательств работодателя, предусмотренных трудовым кодексом;
урегулирование заработной платы, причитающейся работнику;
контроль затрат на заказ и расчеты с клиентами
контроль эффективности работы коллектива с помощью заранее определенных показателей эффективности.
Как фиксировать активность сотрудников на работе и для чего?
Правильный и эффективный мониторинг рабочего времени сотрудников может обеспечить компании последовательный и полный сбор многих необходимых данных. Для чего следует регистрировать активность сотрудников на работе? Какие данные можно собрать? Наибольшие преимущества можно получить от сбора данных в следующих сферах:
расчет и учет сверхурочных часов (оплаченных/компенсированных);
расчет рабочего дня каждого работника (начало и конец/перерывы/частные выходы);
управление отпусками, прогулами и сверхурочными работами;
расчет ключевых показателей эффективности (% рабочего времени «в пути», % «активного» рабочего времени и т.д.);
генерирование (автоматическое) счетов-фактур и платежных данных;
генерирование (автоматическое) административных данных (в том числе для отдела кадров).
Способы фиксирования активности сотрудников на работе - как сделать это правильно
Способом эффективного контроля рабочего времени сотрудников в данной организации может быть выделенная интегрированная мобильных система для сервисных услуг. Лучше всего, если такая система в рамках одного из своих модулей позволяет реализовывать все аспекты контроля рабочего времени сервисной бригады, что позволило бы данной компании совершенствовать и автоматизировать соответствующие бизнес-системы. Вот несколько основных советов по построению такой современной системы:
легкий и интуитивно понятный доступ через мобильное приложение или соответствующий портал;
предоставление возможности различать виды рабочего времени (доезд на работу/активная работа/тренинг/административная работа);
предоставление возможности различать типы работы (заказ/проект) и другие важные аспекты (транспорт/расстояние/и т.д.);
интеграция с рабочим планом и графиком, учитывая, например, отгулы и выходные;
учет особенностей работы каждого работника (место и рабочее время/планы коллектива/отпуска).
Любые из приведенных выше данных должны автоматически экспортироваться системой в виде отчетов, для эффективного управления и расчета рабочего времени работников сервисной команды.
Продуманная реализация целостной и комплексной системы регистрации рабочего времени, обеспеченной современными ИТ-системами, такими как, например, Luceos Smart Service Management, может стать залогом успеха многих компаний, в том числе управляющих сервисными бригадами. Кроме оптимизации рабочего времени самих команд или повышения их доходности, можно значительно сократить работу в сфере администрации и управления персоналом, что имеет немалое значение в случае больших команд подчиненных.