Каждая компания, управляющая выездной сервисной службой, хорошо осознает тот факт, что планирование, контроль и учет деловых поездок является большой проблемой, которая отнимает много времени и работы. К счастью, современные технологии предлагают инновационные решения, которые позволяют сделать процесс планирования, организации и урегулирования деловых поездок намного быстрее и удобнее. Давайте рассмотрим их внимательнее!
Проблемы, связанные с традиционным урегулированием командировок
Планирование деловой поездки может быть чрезвычайно хлопотным по многим причинам. Выбор достаточно опытных сотрудников, даты и места отъезда, способа поездки, адаптация к предпочтениям клиента - это лишь некоторые из проблем, связанных с организацией командировки. Один из важнейших вопросов, на который должны обратить внимание как полевой работник, так и бухгалтерия - это точный расчет всех командировочных расходов. Все расходы должны быть отнесены к соответствующим категориям, таким как, например, гостиничные счета, питание, расходы на бензин или дорожные сборы. Конечно, все расходы, которые будут оплачены компанией, должны быть надлежащим образом задокументированы, например, счет-фактурой, квитанцией, билетом или иным подтверждением, которое принимает бухгалтерия компании. Поэтому сотрудник во время поездки должен скрупулезно собрать все бухгалтерские ваучеры, а по возвращении передать их в соответствующий отдел. Конечно бывает и так, что командировки организуются в конце месяца или даже на рубеже двух месяцев. Такой сценарий представляет собой реальную проблему как для бухгалтерии, которой для закрытия данного месяца требуются все счета, билеты и другие документы, так и для самого сотрудника, который в настоящее время находится в командировке.
Онлайн-расчет командировок
Нетрудно заметить, что традиционные методы урегулирования командировок имеют множество недостатков и отнимают ценное время сотрудников различных отделов. Вот почему все больше и больше компаний решают внедрять новые технологические решения, которые помогают более эффективно управлять деловыми поездками. Инновационное программное обеспечение для сервисных учреждений, такое как Luceos Smart, обеспечивает возможность быстрого и удобного онлайн-урегулирования командировок. Оно включает в себя как мобильное приложение для выездного сотрудника, так и приложения для руководства и бухгалтерского отдела, и позволяет контролировать ход командировки в режиме реального времени. Благодаря этому, планирование командировок становится в большинстве случаев автоматизировано, а дополнительно появляется возможность интегрировать планирование командировок с планированием графика выездных работ, что является довольно популярной функцией системы.
Программа позволяет быстро оформить новую командировку и определить её ключевые параметры, включая назначение соответствующего сотрудника, длительность поездки, важные места и валюту расчета. В свою очередь, благодаря статусам командировок (новая, в процессе, завершена), координаторы могут контролировать служебные поездки онлайн. Благодаря приложению, полевой работник имеет возможность регистрировать и распределять по определенным категориям свои текущие расходы. Дополнительно, к каждой записи расходов можно прикрепить фотографии счетов, квитанций, билетов и других бухгалтерских документов, что позволит быстро собрать полную документацию командировки. Следует подчеркнуть, что во время планирования, управления и урегулирования деловых поездок бумага вообще не используется, а вся необходимая информация передается через Интернет. Данные автоматически синхронизируются, благодаря чему бухгалтерия может контролировать понесенные расходы в режиме реального времени, а также больше не нужно ждать возвращения работника в офис для того, чтобы урегулировать командировку.
Электронный расчет и урегулирование командировок
Как следствие, внедрение системы онлайн-расчета служебных поездок связано со значительной экономией времени и ресурсов не только выездного работника, но и руководства и бухгалтерии. Тщательное документирование командировки позволяет избежать любых недоразумений, а весь процесс становится намного быстрее и эффективнее. Для каждой командировки система позволяет создать подробный отчет, который включает ключевые параметры поездки и информацию о понесенных расходах. Кроме того, существует возможность создания отчетов для более длительных периодов - например, квартала или года.