top of page

Czy lista obecności może zastąpić ewidencję pracy?

smartads5

Przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawców do ewidencjonowania czasu pracy swoich pracowników. Starannie prowadzona dokumentacja jest niezbędna do prawidłowego wyliczania wynagrodzeń oraz dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych czy nocnych. Poza ewidencją czasu pracy wiele firm tworzy również listy obecności. Czy są obowiązkowe? Jakie informacje powinny zawierać? Czy lista obecności pracowników może zastąpić ewidencję pracy? Zapraszamy do naszego wpisu!

 

W artykule znaleźć można:

 

Czym jest lista obecności pracowników?


Lista obecności pracowników to dokument stanowiący potwierdzenie godziny rozpoczęcia i godziny zakończenia pracy. Może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej np. poprzez odbicie karty magnetycznej przy wejściu lub zalogowanie w firmowym systemie. Jest jedną z najczęściej stosowanych metod rejestrowania obecności pracowników w miejscu pracy. Bardzo prosta i łatwa do wdrożenia w każdej organizacji może stanowić cenne uzupełnienie działań, których celem jest spełnienie ustawowych wymogów wynikających z przepisów Kodeksu pracy.


Obecnie popularnością cieszy się elektroniczna lista obecności pracowników. To nowoczesne narzędzie pozwala na wygodne ewidencjonowanie czasu pracy i zarządzanie nieobecnościami, a także zapewnia szybki dostęp do danych z dowolnego okresu. Wspomaga również płynną komunikację między biurem a pracownikami.


Jakie dane powinna zawierać lista obecności pracowników?


Prawidłowo sporządzona lista obecności powinna zawierać podstawowe dane, które umożliwiają potwierdzenie, że pracownik stawił się w pracy i wykonywał swoje obowiązki przez określony czas. Dlatego muszą znaleźć się na niej takie informacje, jak:

  • imię i nazwisko osoby zatrudnionej,

  • dane przełożonego,

  • data,

  • godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy,

  • zakres czasowy listy,

  • podpis pracownika oraz osoby potwierdzającej obecność.


Warto pamiętać o tym, że lista obecności pracowników nie jest ważna bez odpowiednich podpisów. Stanowią one dowód na to, że zatrudniony rzeczywiście zjawił się w pracy danego dnia i wykonywał swoje obowiązki w określonym przedziale czasowym. Krótko mówiąc, podpis pracownika potwierdza jego obecność, natomiast podpis przełożonego - autentyczność wprowadzonych danych.


Lista obecności a ewidencja czasu pracy


Lista obecności nie jest tym samym co ewidencja czasu pracy i nie może być traktowana wymiennie. Na czym polega różnica? Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i uwzględnia szeroki zakres informacji, których celem jest prawidłowe wyliczanie wynagrodzenia za przepracowany okres. Muszą w niej znaleźć się informacje dotyczące m.in.:

  • czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy,

  • liczby przepracowanych godzin w zestawieniu rocznym lub miesięcznym,

  • liczby godzin nadliczbowych,

  • liczby godzin nocnych,

  • dyżurów wraz z godzinami ich rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsc, w jakim były pełnione,

  • dni wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich oznaczenia,

  • rodzaju i wymiaru zwolnień z pracy, urlopów oraz innych usprawiedliwionych nieobecności,

  • wymiaru nieusprawiedliwionych nieobecności.


Natomiast zakres listy obecności pracowników jest znacznie uszczuplony i służy wyłącznie do potwierdzania przybycia i wyjścia zatrudnionego z pracy w danym dniu. Dlatego nie może zastępować pełnej ewidencji, lecz co najwyżej pełnić wobec niej funkcję pomocniczą jako narzędzie kontrolne. W przypadku nie pojawienia się pracownika w pracy np. z powodu choroby, na liście można odnotować jedynie jego nieobecność, bez podawania przyczyny. Jest to rezultatem przepisów RODO, które zobowiązują pracodawców do minimalizowania ilości przetwarzanych informacji, ograniczając je do danych niezbędnych do realizacji celów dotyczących zarządzania czasem pracy i wynagrodzeniem.


Czy prowadzenie listy obecności pracowników jest obowiązkowe?


Zarówno Kodeks Pracy, jak i poszczególne rozporządzenia nie nakładają na pracodawcę bezpośredniego obowiązku prowadzenia listy obecności pracowników. Decyzja o utworzeniu dokumentu o takiej nazwie pozostaje czysto fakultatywna oraz uzależniona od polityki danej firmy i jej potrzeb. W Polsce obowiązkowe jest prowadzenie szczegółowego rejestru godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dlatego lista obecności może być prowadzona jako element uzupełniający w celu zapewnienia zgodności z przepisami, a nie jako główne narzędzie ewidencjonowania czasu pracy.


Pracodawca ma obowiązek określić sposób potwierdzania przez pracownika stawienia się i obecności (lub nieobecności) w pracy. Jednakże przepisy nie narzucają firmom jednej formy kontrolnej, pozostawiając swobodę w wyborze odpowiednich narzędzi. Pracodawcy mogą zdecydować się zarówno na listę obecności, jak i potwierdzanie przybycia poprzez odbicie karty magnetycznej, zalogowanie w systemie informatycznym, a nawet ustne powiadomienie przełożonego. Najważniejsze jest to, aby wybrana forma umożliwiła dokładne rozliczanie godzin przybycia i zakończenia pracy, aby zapobiec ewentualnym nieporozumieniom dotyczącym obecności pracowników.


Dlaczego warto prowadzić listę obecności w formie elektronicznej?


Pomimo że lista obecności pracowników nie jest obowiązkowa, to wiele firm decyduje się na jej wprowadzenie. Wynika to głównie z prostoty i wygody tego narzędzia w rejestrowaniu godzin przybycia i zakończenia pracy w danym dniu. Obecnie papierowe listy są wypierane przez programy elektroniczne, które oferują możliwość automatyzacji procesów zarządzania obecnościami pracowników w firmie. Takie rozwiązanie ułatwia przygotowywanie harmonogramów z uwzględnieniem wszelkich nieobecności, urlopów i zwolnień chorobowych, a także umożliwia szybki przepływ informacji w ramach zintegrowanego systemu. Z uwagi na znaczną oszczędność czasu i pieniędzy oraz większe bezpieczeństwo dla przechowywanych danych listy obecności w formie elektronicznej cieszą się uznaniem zarówno w małych, jak i dużych firmach niezależnie od branży.

7 wyświetleń0 komentarzy

Ostatnie posty

Zobacz wszystkie

Comentários


Os comentários foram desativados.

© 2012-2021 Oprogramowanie do serwisu Luceos Smart, Inc. Powered by Luceos Smart test 

  • LinkedIn
  • Facebook
  • Twitter
  • YouTube
Logo Funduszy Europejskich - Program Inteligentny Rozwój
bottom of page