Bez względu na branżę zespół terenowy jest wizytówką każdej firmy. Od jego profesjonalizmu i skuteczności często zależy dalsza współpraca z klientem, dlatego warto zadbać o jego perfekcyjną organizację.
Podpowiadamy jak zorganizować zespół terenowy, który będzie skuteczny i efektywny.
Cechy zespołu terenowego
Zespół terenowy wykonuje pracę z dala od reszty załogi firmy pracującej stacjonarnie, co wymusza na przedsiębiorstwie specyficzną organizację pracy, odpowiednie przygotowanie serwisantów i jej kontrolę. Praca zespołu terenowego ma zwykle charakter zadaniowy i często wymaga przemieszczania się pomiędzy różnymi miejscami. Serwisanci powinni mieć dostęp do odpowiednich materiałów, części zamiennych, narzędzi czy dokumentacji oraz być w stałym kontakcie z przełożonymi. Plan prac często dynamicznie się zmienia w zależności od okoliczności. Zdarza się, że w razie wystąpienia awarii serwisant musi przerwać bieżące zlecenie i udać się w nowe miejsce. Specyfika pracy terenowej wymaga zatem odporności psychicznej i umiejętności działania w zmiennych warunkach.
Elementy składowe zespołu serwisowego, o które powinny zadbać właściciele firm serwisowych
Ważnym ogniwem serwisu jest niewątpliwie zespół - jego kompetencje, motywacja czy skuteczność. Bez wartościowych i doświadczonych ludzi nie da się świadczyć usług na najwyższym poziomie. Ważny jest także styl i jakość organizacji pracy, w skład którego wchodzą: planowanie pracy, komunikacja, nadzór i monitorowanie zadań czy rozliczanie pracy. Sprawna obsługa klienta - wysokiej jakości usługi, reagowanie na nowe potrzeby czy konkurencyjna oferta - pozwalają zwiększyć sprzedaż i utrzymać dotychczasowych klientów. Komunikacja i baza wiedzy mają wpływ na jakość wykonywanych usług. Nie należy zapominać także o bezpieczeństwie oraz zgodności z procedurami BHP czy UDT i odpowiednim pomiarze efektów pracy. Są to elementy niezbędne w organizacji skutecznego zespołu terenowego.
Technologia, która wspiera serwis mocą innowacji
Elastyczność usług, szybkość reagowania, dostęp do aktualnej informacji, możliwość podejmowania trafnych decyzji w oparciu o rzeczywiste dane - wszystkie te elementy są niezbędne do spełnienia oczekiwań współczesnego klienta Realizacja tych elementów nie jest jednak możliwa bez wsparcia przez nowoczesne technologie - np. programu dla serwisantów. Każdy serwis opiera się nie tylko na pracy i wiedzy specjalistów, ale także na dopasowanych narzędziach informatycznych. Dobrym przykładem jest tutaj Luceos Smart Service Management - system do zarządzania serwisem, który zapewnia optymalne planowanie zleceń, rejestrację zgłoszeń. Dzięki opcji kalendarza zleceń, dokumentacji zdjęciowej czy raportów końcowych z podpisem klienta właściciele firm serwisowych mogą kontrolować i optymalizować pracę swoich zespołów.
Nowoczesne narzędzie informatyczne (program do zarządzania serwisem), wspierające pracę zespołu terenowego musi spełniać następujące cechy:
Zapewnia dostęp do informacji oraz funkcji z każdego miejsca. Kluczowe jest zatem wykorzystanie aplikacji do zarządzania czy programu do zarządzania serwisem, ale także możliwość integracji z urządzeniami czy innymi systemami informatycznymi. Należy także pamiętać o oczekiwaniach klientów i partnerów biznesowych: coraz częściej oczekują oni, że zapewnimy im dostęp do odpowiednio skonfigurowanego Portalu Klienta, Portalu Partnera lub dedykowanej aplikacji mobilnej.
Jest dostosowane do specyficznych potrzeb firmy. A więc umożliwiać dobór funkcji oraz ich konfigurację tak, aby sprawnie uzupełniać procesy biznesowe w danej firmie.
Program dla serwisantów rośnie razem z firmą. Oznacza to, że koszt wdrożenia oraz utrzymania systemu do zarządzania serwisem powinny być niskie, ale także w miarę pojawiania się nowych potrzeb oprogramowanie pozwala na aktywację nowych funkcji i zwiększanie wydajności systemu bez dużych nakładów inwestycyjnych. Idealnym rozwiązaniem spełniającym to wymaganie jest kupno oprogramowania w modelu subskrypcyjnym, działającego w chmurze gwarantowanej i zarządzanej przez dostawcę aplikacji.
Rozwiązania technologiczne, które zwiększają skuteczność każdego serwisu
Implementując rozwiązania technologiczne - system do zarządzania serwisem lub aplikację do zarządzania w swojej firmie warto rozważyć wdrożenie portalu dla kierowników i zarządu. Kadra zarządzająca dysponująca tym narzędziem może planować i monitorować pracę z uwzględnieniem lokalizacji i specyfiki poszczególnych zleceń. Dzięki funkcjonalności programu do zarządzania serwisem uzyskamy możliwość monitorowania statusu zadań czy urlopów w czasie rzeczywistym, co przekłada się na lepsze zarządzanie pracownikami. Ważnym aspektem jest aplikacja mobilna działająca na telefonach lub tabletach dla pracowników terenowych zapewniająca dostęp do informacji o każdym zleceniu czy historii wcześniejszych działań. W aplikacji znajdują się też funkcje statusu zleceń, dokumentacji elektronicznej czy raportów, które pozwalają na analizę i kontrolę zleceń. Program dla serwisantów stwarza możliwość pełnej komunikacji z resztą zespołu w czasie rzeczywistym. Aplikacja dla klienta w formie portalu lub aplikacji mobilnej oferuje liczne funkcje takie jak: rejestracja zgłoszeń, zarządzanie bazą urządzeń czy monitorowanie postępów prac, zapewniając poczucie komfortu i kontroli dla klienta. Dzięki temu współpraca pomiędzy firmą serwisową a klientem jest bardziej efektywna. Aplikacja dla podwykonawcy lub partnera umożliwia otrzymywanie zleceń oraz rejestrację postępów w ich realizacji.
Warto zaznaczyć, że system Luceos Smart Service Management zapewnia wszystkie powyższe elementy. Dzięki Luceos Smart właściciele mogą monitorować rentowność wykonywanych serwisów czy czy mieć wgląd we wskaźniki efektywności pracowników, podnosząc tym samym skuteczność wykonywanej pracy i optymalizując zyski.