Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się między innymi z podążaniem za nowościami i udogodnieniami, jakie oferuje rynek. Jednym z najnowszych rozwiązań jest elektroniczna dokumentacja pracy zespołu serwisowego, która w znaczącym stopniu przekłada się na jakość wykonywanych usług, a klientowi i usługodawcy daje natychmiastowy dostęp do wszelkich niezbędnych dokumentów. Jak wdrożyć elektroniczną dokumentację pracy w firmie? Przekonaj się.
Elektroniczna dokumentacja pracy - czym dokładnie jest takie rozwiązanie?
Rozwój technologiczny pozwolił na zautomatyzowanie wielu procesów firmowych. Podstawowym standardem jest obecnie elektroniczna dokumentacja osób, które zatrudnia pracodawca. Jednak każdy inny typ dokumentów w tym serwisowych można prowadzić dokładnie w ten sam sposób. Pozwala to na znacznie łatwiejszy dostęp do nich, niezależnie od miejsca i czasu.
Elektroniczna dokumentacja pracy może zostać z powodzeniem przeniesiona do sieci firmowej. Z takiego rozwiązania korzysta coraz więcej przedsiębiorstw, ceniąc sobie go przede wszystkim za:
łatwość obsługi,
całodobowy dostęp do dokumentów,
ułatwienia dla klienta.
Elektroniczna dokumentacja pracy - jak to wygląda w praktyce?
Elektroniczna dokumentacja pracy to rozwiązanie, które znacznie ułatwia komunikację pomiędzy klientem a przedsiębiorstwem. System ten może być wykorzystywany praktycznie w każdej branży, niezależnie od wielkości firmy. Głównym założeniem jest dostęp do aplikacji — zarówno od strony klienta, jak i przedsiębiorstwa.
Założenie działania systemu jest niezwykle proste i intuicyjne. Co więcej, często daje on dodatkowe korzyści, jak np. możliwość zgłaszania problemów serwisowych. Wystarczy skorzystać z aplikacji i w kilku prostych krokach wybrać czego dotyczy problem, z którym będzie musiał uporać się zespół serwisowy. Kluczowe w tym przypadku jest podanie jak największej ilości szczegółów, co znacznie przyspiesza sam proces usuwania usterki. Zgłoszony ticket serwisowy jest następnie przetwarzany w przedsiębiorstwie. Nadawany jest mu odpowiedni numer i przydzielany jest zespół serwisantów. Ekipa serwisowa po dotarciu do klienta, wykonuje wszelkie niezbędne prace. W standardowym systemie pracy, po zakończeniu wykonanych czynności, klient otrzymywałby serię dokumentów potwierdzających wykonanie zlecenia, które musiałby zachować dla siebie jako dowód gwarancyjny, co było kłopotliwe. Również po stronie przedsiębiorstwa dokumentacja papierowa była problematyczna. Ekipa serwisowa musiała dostarczyć wszelkie dokumenty do firmy, gdzie następnie zespół pracowników będzie musiał wprowadzić wykonanie zlecenia do systemu, a następnie zarchiwizować dokumenty. W przypadku nowoczesnego systemu nie ma takich problemów.
Jakie korzyści daje elektroniczna dokumentacja pracy zespołu serwisowego?
Elektroniczna dokumentacja pracy zespołu serwisowego w dużym stopniu upraszcza usługę. Ekipa serwisowa posługując się telefonem lub tabletem służbowym uruchamia aplikację serwisową, która zawiera wszelkie niezbędne informacje. Podczas wykonywania naprawy uzupełniania jest ona przez pracownika o niezbędne dane, a całe zlecenie serwisowe zawiera między innymi:
dane dotyczące zgłoszenia,
informacje dotyczące zużytych części jeżeli były konieczne do usunięcia usterki,
szczegóły dotyczące czasu pracy przeznaczonego na ukończenie zlecenia.
Elektroniczna dokumentacja pracy to rozwiązanie wygodne nie tylko dla przedsiębiorstwa, które od razu po zakończeniu prac zyskuje wielkie informacje bezpośrednio w siedzibie firmy. Pracownicy nie muszą dodatkowo dowozić żadnych dokumentów. Również sam podpis klienta jest składany elektronicznie. To także korzyści dla klienta, który wszelkie informacje o dokonanych naprawach, zastosowanych częściach i terminie wykonanych prac otrzymuje w wersji elektronicznej.
Jak wdrożyć elektroniczną dokumentację pracy w firmie?
Wdrożenie systemu elektronicznego w firmie warto powierzyć specjalistom z tej dziedziny. Mają oni nie tylko doświadczenie, ale także niezbędne oprogramowanie, które dostosują do zapotrzebowania przedsiębiorstwa. Samo korzystanie z elektronicznej formy przyjmowania zgłoszeń jest bardzo proste i po krótkim szkoleniu z jego zakresu można w pełni z niego korzystać.