Każda firma serwisowa powinna sprawnie i fachowo kontrolować rzeczywiste koszty prac prowadzonych przez swoich pracowników w terenie. Tylko w ten sposób jest w stanie zagwarantować prawidłową wycenę realizowanych usług, a także odpowiednio zadbać o rentowność przedsiębiorstwa. Dowiedzmy się więc jak mierzyć koszty serwisu w efektywny i umiejętny sposób.
Koszty serwisu - rozliczanie prac w terenie
Pomiar kosztów serwisu powinien być prowadzony rzetelnie, lecz sprawnie. Dzięki temu firma serwisowa jest w stanie szybko wystawić swoim klientom faktury i otrzymać zapłatę za wykonane usługi. Warto jednak podkreślić, iż manualne zbieranie informacji o kosztach serwisu jest sporym wyzwaniem dla przedsiębiorstwa i najczęściej związane jest ono ze znacznymi inwestycjami w działania administracyjne. Pracownicy tej jednostki zmuszeni są do nieustannego zbierania obszernej dokumentacji, weryfikacji i korekty widocznych tam informacji, a także przetwarzania wszystkich danych. Tak skomplikowany proces nie tylko zajmuje dużo czasu, ale także stwarza okazję do wystąpienia różnorodnych nieścisłości. Właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wybór nowoczesnego i zintegrowanego oprogramowania dla serwisu - jak Luceos Smart - który umożliwia szybkie i bezbłędne rozliczanie kosztów serwisu. Użytkownicy mają dostęp do programu zarówno poprzez centralny system, jak i aplikację mobilną, która używana jest w terenie. Główną zaletą takiego rozwiązania jest to, iż przepływ informacji i dokumentów odbywa się w czasie rzeczywistym, a komunikacja pomiędzy zespołem terenowym, kierownictwem serwisu, klientem i działem finansowym ulega znacznemu przyspieszeniu.
Koszty serwisu - pomiar wydatków i ich terminowe rozliczanie
Jak rozliczać koszty serwisu z wykorzystaniem nowoczesnego oprogramowania? Jednym z najważniejszych elementów, jakie powinien oferować system IT jest pomiar kosztów serwisu, który obejmuje kluczowe informacje dotyczące jego terminu, miejsca, zakresu, warunków komercyjnych, stanu realizacji planowanych prac serwisowych, a także zespołu oddelegowanych pracowników. Oprogramowanie powinno również pozwalać na automatyczną rejestrację czasu pracy, który został poświęcony na przejazd z i do miejsca zlecenia oraz wykonanie zadania. System powinien umożliwiać zapisywanie wydatków przeznaczonych na usługi firm zewnętrznych oraz prace, które zostały zlecone podwykonawcom. Kluczowe jest również uwzględnienie uzgodnionych wcześniej warunków rozliczeń. Kolejna funkcja dotyczy rejestracji standardowych usług oraz użytych w pracach materiałów i części. Ich koszty najlepiej rozliczać w oparciu o standardowe katalogi i cenniki, które prezentują informacje o kosztach nabycia poszczególnych materiałów i części, a także realizacji standardowych usług.
Efektywne rozliczanie kosztów serwisu dla różnych klientów
Nowoczesny program informatyczny jest w stanie pomóc nie tylko w rejestracji kosztów, ale także w automatycznym określaniu wartości realizowanych usług. Oczywiście powinniśmy pamiętać, iż firmy serwisowe mogą zawierać ze swoimi klientami umowy, które będą różnić się cenami oraz sposobami rozliczania kosztów. Dlatego też funkcja ta powinna pozwolić na realizowanie różnorodnych scenariuszy biznesowych, w zależności od tego z jakim klientem mamy do czynienia. Dla części klientów system będzie określał wartość usług w oparciu o poniesione koszty, do których zostanie doliczona predefiniowana marża. Oczywiście oprogramowanie weźmie pod uwagę wszelkie rabaty i upusty, które zostały wynegocjowane indywidualnie dla danego zlecenia lub klienta. Rozliczanie kosztów serwisu może również odbywać się w oparciu o określoną wcześniej cenę i uwzględniać automatyczne wyliczenie uzyskanej na koniec zlecenia marży, która określana jest w oparciu o rzeczywiście poniesione koszty. Trzecia możliwość pozwala na kalkulowanie wartości, które zostały zryczałtowane lub predefiniowane w długoterminowej umowie lub projekcie. System będzie oczywiście monitorować marżę, przychody i koszty takiego projektu w oparciu o rzeczywiste dane o kosztach.
Warto podkreślić, iż nowoczesny system IT do pomiaru kosztów serwisu powinien również oferować automatyczny pomiar kluczowych wskaźników finansowych w czasie rzeczywistym i udostępniać go zarządowi firmy oraz menedżerom. Dzięki temu, będą oni w stanie poznać najważniejsze liczby, które dotyczą poszczególnych projektów, klientów, umów czy też zespołów serwisowych.