Rosnące wymagania klientów, konkurencja na rynku, a także rozszerzanie oferty firmy to tylko niektóre wyzwania, z którymi musi mierzyć się kadra zarządzająca działem serwisu terenowego. Kluczowym krokiem, który pozwoli na skuteczniejsze zarządzanie zleceniami oraz lepszą koordynację pracy serwisantów jest wdrożenie nowoczesnych technologii i narzędzi. Dlaczego jest to niezbędne?
Zarządzanie zleceniami a nowe technologie
Technologia nieustannie się rozwija i przedstawia nowe rozwiązania, które usprawniają pracę w każdej z branż. Progres ten wpływa również na oczekiwania klientów, którzy stają się przyzwyczajeni do wysokich standardów obsługi oraz dostępu do swoich informacji w czasie rzeczywistym. Są także mniej wyrozumiali w przypadku wszelkich pomyłek i opóźnień. Inwestycja w nowe technologie sprzyja nie tylko klientom, ale również znacznie usprawnia i ułatwia pracę firmy serwisowej. Digitalizacja poszczególnych procesów pomaga zwiększyć wydajność operacji, a w rezultacie poprawić rentowność organizacji.
Jak koordynować serwisantów?
Wprowadź udogodnienia
Aby skutecznie zarządzać zleceniami i koordynować pracę serwisantów warto wprowadzić do swojej organizacji nowoczesne oprogramowania mobilne, które pozwalają na obsługę wszystkich etapów pracy. Na czym konkretnie należy się skupić?
Popraw czas reakcji
Klienci oczekują natychmiastowej odpowiedzi od firm, dlatego poprawa czasu reakcji na zgłoszenia staje się priorytetem wielu organizacji świadczących usługi w terenie. Mobilne oprogramowania takie jak Luceos Smart pozwalają na szybkie przydzielanie pracowników do poszczególnych klientów, monitorowanie postępu prac i informowanie klientów o progresie ich sprawy w czasie rzeczywistym.
Zbieraj i analizuj dane
Oprogramowania do zarządzania serwisem terenowym zbierają istotne dane, których można użyć do doskonalenia procesów w firmie. Warto więc wykorzystać tę opcję i skupić się na takich kwestiach jak rejestracja czasu pracy pracowników w terenie, optymalizacja tras, spis użytych części, rentowność wykonywanych serwisów, a także Kluczowe Wskaźniki Efektywności pracowników (KPIs).
Prognozuj
Dostęp do dużej ilości danych sprawia, iż menedżerowie są w stanie przewidzieć pewne kwestie i przygotować na nie swoich pracowników. Mogą m.in. określić średnią ilość zleceń, która przypada na dany dzień, miesiąc lub kwartał i stosowanie zaplanować harmonogram, który uwzględnia odpowiednią liczbę dostępnych serwisantów.
Udoskonal komunikację
Wykorzystanie nowoczesnych technologii znacznie poprawia komunikację pomiędzy pracownikami terenowymi, a także kadrą zarządzającą i zespołem. Wszyscy mogą porozumiewać się poprzez maile, czaty i telefony, dzięki czemu są w stanie rozmawiać o danym zleceniu mimo bycia w dwóch różnych miejscach. Co ważne, oprogramowanie mobilne w chmurze sprawia także, iż pracownicy mają łatwy dostęp do kluczowych informacji, takich jak historia napraw, rejestr użytych części, dokumentacja zdjęciowa i wiele innych.
Optymalizuj pracę
Nowoczesne technologie znacznie ułatwiają optymalizację przepływu pracy, a dyspozytorzy są w stanie na bieżąco monitorować dostępność zasobów, zarówno ludzkich, jak i materialnych. Mogą oni znacznie efektywniej kierować serwisantów do poszczególnych zleceń i zwiększać efektywność pracy.
Rozwijaj swój zespół
Twoi pracownicy mogą uczyć się nie tylko poprzez zewnętrzne szkolenia, ale przede wszystkim od swoich kolegów z innych działów. Zespół terenowy może zaczerpnąć doświadczenia od handlowców, a sprzedawcy zyskać lepsze zrozumienie potrzeb klientów od serwisantów.
Skup się na konserwacji zapobiegawczej
Znaczna część działalności serwisów skupia się na reagowaniu na nagłe awarie, które przydarzają się klientom. Tego typu zleceń nie da się wyeliminować, ale można je znacznie ograniczyć poprzez zapobiegawcze konserwacje. Taki krok pozwoli osiągnąć większą kontrolę nad harmonogramem pracowników, a także wpłynie na poprawę zadowolenia klientów.