Monitorowanie pozycji za pomocą GPSa to jedna z najczęściej stosowanych metod wykorzystywanych w kontroli pracy osób zatrudnionych w firmach transportowych. Kwestia ta jest dokładnie opisana w przepisach i podlega pod kodeks pracy. Jak monitorować trasy pracowników terenowych? Czy jest to legalne i czy pracodawca musi poinformować o tym osobę zatrudnioną? Sprawdź, co warto wiedzieć na ten temat.
Dlaczego i jak monitorować pozycję pracowników terenowych?
Monitorowanie położenia pracowników z wykorzystaniem GPSa jest pomocne w przypadku wielu branży. Przydaje się ono szczególnie w przedsiębiorstwach związanych z transportem oraz handlem. Monitorowanie położenia pozwala pracodawcy prowadzić ewidencję czasu oraz jego jakości. Dodatkowymi zaletami jest również wyższe bezpieczeństwo, kontrola w zakresie eksploatacji pojazdu oraz lepsze zarządzanie pracownikami i przypisywanie im zleceń w pobliżu ich lokalizacji.
Jak monitorować pozycje pracowników terenowych? Zgodnie z przepisami zapisanymi w kodeksie pracy, zastosowanie monitoringu GPS jest możliwe wyłącznie wtedy, kiedy pracodawca ma ku temu uzasadnione powody. W tej kwestii najczęściej dotyczy to sytuacji, w której:
pracodawca chce sprawować kontrolę nad właściwym użytkowaniem powierzonego pracownikowi sprzętu, co w praktyce oznacza użytkowanie pojazdu zgodnie z zasadami jazdy ekonomicznej,
firma zwiększa kontrolę nad organizacją czasu dla pracowników, co przekłada się na efektywne jego wykorzystanie w trakcie pracy - dotyczy to przede wszystkim sytuacji sprawdzania obranych przez kierowcę tras pod względem optymalnego dojazdu do celu.
Kontrolowanie pracownika z wykorzystaniem GPS to idealne rozwiązanie również w sytuacji, kiedy z niewiadomych przyczyn nie można się z nim skontaktować. Może to wynikać np. z powodu rozładowanego telefonu. Dzięki śledzeniu GPS można wówczas dokładnie określić pozycję pracownika.
Monitorowanie trasy z wykorzystaniem technologii GPS jest także pewnego rodzaju zabezpieczeniem dla pracodawcy. W przypadku, kiedy zamawiający usługi klient ma jakieś wątpliwości co do pokonanej przez kierowcę trasy, można z łatwością ją odtworzyć i wyjaśnić sprawę.
Jak monitorować trasy pracowników terenowych zgodnie z prawem?
Dane geolokacyjne postrzegane są jako dane osobowe, ponieważ poprzez zebranie informacji dotyczących trasy przejazdu możliwe jest zidentyfikowanie osoby poruszającej się w tym czasie pojazdem. Monitorowanie trasy za pomocą lokalizacji GPS, opiera się przede wszystkim na zbieraniu informacji właśnie podczas przejazdu. Oznacza to, że firma nie ma możliwości monitorowania pracownika po zakończeniu czasu jego pracy - jest to niezgodne z prawem. Pracodawca, dostosowując się do przepisów kodeksu prawa powinien tego przestrzegać. Jednak co w sytuacji, kiedy pracownik porusza się służbowym samochodem również poza godzinami swojej pracy? Co dzieje się wtedy z rejestratorem GPS i jak monitorować pozycje pracowników terenowych tylko podczas wykonywania obowiązków służbowych? Doskonałym rozwiązaniem w takim przypadku jest możliwość przełączania rejestratora GPS pomiędzy dwoma trybami — służbowym a prywatnym. Wówczas osoba zatrudniona nie musi obawiać się kontroli w swoim czasie wolnym.
Jak monitorować pozycje pracowników terenowych i czy informować ich o śledzeniu GPS?
Jak monitorować trasy pracowników terenowych, aby działać zgodnie z obowiązującymi przepisami? Przepisy RODO wprowadziły w tym zakresie bardzo istotną kwestię dotyczącą informowania osób zatrudnionych. Przed zamontowaniem lokalizatora w pojeździe należy o tym fakcie poinformować pracownika. Podobnie należy postąpić w sytuacji, w której otrzymuje on samochód z zainstalowanym już lokalizatorem.
Sam zakres i sposób kontroli powinien zostać szczegółowo opisany w regulaminie pracy, z którym pracownik powinien się zapoznać i podpisać go. Pracodawca jest zobowiązany do tego, aby:
poinformować pracowników o wprowadzeniu tego typu kontroli w firmie, przynajmniej 2 tygodnie przed planowanymi zmianami,
przekazać pracownikom informacje dotyczące tego, kto i w jakim celu będzie przetwarzał pozyskane dane,
oznaczyć pojazdy, w których zamontowany został monitoring GPS.
Samo poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitorowania za pomocą GPS to jednak nie wszystko. Pracodawca powinien uzyskać zgodę osób zatrudnionych na tego typu działanie. Przeczytaj także jak rejestrować aktywność pracowników w pracy.