Czas pracy pracowników jest jednym z głównych aspektów zarządzania organizacjami, na które zwraca się uwagę w nowocześnie prowadzonych firmach. Rejestrowanie aktywności pracowników to przede wszystkim sposób na skuteczną optymalizację czasu i jakości ich pracy, co wpływać będzie zarówno na poziom zadowolenia klienta, jak również na kondycję całej organizacji. Kontrolowanie i zarządzanie aktywnością pracowników jest jeszcze ważniejsze w przypadku koordynowania pracami zespołów serwisowych, gdzie szczególnie liczą się nie tylko jakość pracy, ale jej czas (również dojazdów) i efektywność, jak i rozliczenie, co jest szczególnie ważne z punktu widzenia pracownika.
Kontrola aktywności pracowników zespołów serwisowych
Brak możliwości sprawowania bezpośredniego nadzoru nad pracownikiem serwisowym przez jego przełożonego, skutkuje koniecznością skorzystania z narzędzi, które wspomogą koordynatorów w zdalnej kontroli swoich podwładnych. Dlaczego jest tak istotne, by skutecznie wyróżnić czas pracy a dzień pracy serwisowych pracowników terenowych? Jest to kluczowe z kilku bardzo istotnych powodów, do których zalicza się:
przestrzeganie zasad BHP z koniecznością zachowania odpowiedzialności pracodawcy;
wypełnianie obowiązków pracodawcy wynikających z kodeksu pracy;
rozliczenie pensji należnej pracownikowi;
kontrola kosztów zleceń i rozliczeń z klientami;
kontrola efektywności pracy zespołu za pomocą wcześniej określonych wskaźników efektywności.
Jak rejestrować aktywność pracowników w pracy i po co?
Odpowiednio prowadzone i skuteczne monitorowanie czasu pracy pracowników może przynieść danej firmie spójne i kompletne zbieranie wielu potrzebnych danych. Dlaczego warto rejestrować aktywność pracowników w pracy? Jakie dane można zebrać? Największe korzyści można uzyskać ze zbierania danych w poniższych aspektach:
wyliczanie i rozliczanie nadgodzin (wypłacone / odebrane);
obliczanie dnia pracy każdego pracownika (start i początek / przerwy / prywatne wyjścia);
łatwe zarządzanie urlopami, absencjami i odbiorem nadgodzin;
wyliczanie kluczowych wskaźników efektywnościowych (% czasu pracy "w trasie", % czasu pracy "aktywnej", itp.);
generowanie (automatyczne) danych fakturowych i rozliczeniowych;
generowanie (automatyczne) danych administracyjnych (w tym do działu HR).
Sposoby rejestrowania aktywności pracowników w pracy - zrób to dobrze
Sposobem na skuteczną kontrolę czasu pracy pracowników w danej organizacji może być dedykowany, zintegrowany mobilny system do serwisu. Najlepiej, żeby system taki w jednym ze swoich modułów umożliwiał wdrożenie wszelkich aspektów kontroli czasu pracy zespołów serwisowych, by poprzez to umożliwić danej firmie usprawnienie i automatyzację powiązanych systemów biznesowych. Poniżej kilka głównych wskazówek, jak taki nowoczesny system powinien być zbudowany:
łatwy i intuicyjny dostęp przez aplikację mobilną lub odpowiedni portal;
umożliwienie rozróżnienia typów czasu pracy (dojazd / praca aktywna / szkolenia / praca administracyjna);
umożliwienie rozróżnienia rodzaju pracy (zlecenie / projekt) oraz innych ważnych aspektów (pojazd / dystans / itp.);
integracja z planem i harmonogramem prac z uwzględnieniem np. nieobecności;
uwzględnienie specyfiki pracy każdego pracownika (miejsce i godziny pracy / zespół / plany urlopowe).
Wszelkie powyższe informacje powinny być możliwe do automatycznego pobierania, by służyć skutecznemu zarządzaniu i rozliczaniu czasu pracy pracowników zespołów serwisowych.
Przemyślane wdrożenie spójnego i kompletnego systemu rejestracji czasu pracy, zapewnionego przez nowoczesne systemy informatyczne, które oferuje np. Luceos Smart Service Management, może stać się kluczem do osiągnięcia sukcesu wielu firm, w tym również dysponujących zespołami serwisowymi. Poza optymalizacją czasu pracy samych zespołów czy zwiększeniem ich rentowności, zyskać można znaczne ograniczenie prac w zakresie administracji i HR, co ma niebagatelne znaczenie w przypadku dużych zespołów pracowniczych.