Raportowanie pracy jest niezwykle istotne nie tylko w zarządzaniu serwisem, ale także każdym innym dziale firmy, niezależnie od tego, czym zajmują się jego pracownicy. Metod raportowania czasu pracy jest sporo, jednak warto wybrać taką, którą najlepiej sprawdzi się w danym przypadku. Warto wykorzystać do tego dobrze dobrane narzędzie. Na co zwracać uwagę przy jego wyborze?
Raportowanie czasu pracy w CRM – przydatne narzędzia
Raportowanie czasu pracy jest wykorzystywane w wielu różnych branżach. W przypadku pracowników biurowych nie ma ono aż tak dużego znaczenia (osoba zatrudniona zwykle spędza w miejscu pracy określoną ilość godzin). Natomiast dla firm, które zarządzają flotą pojazdów lub w ich ramach funkcjonuje dział serwisu, raportowanie pracy stanowi większe wyzwanie.
W takich przedsiębiorstwach bardzo korzystne może okazać się wdrożenie dobrze dobranego narzędzia, które ułatwi to zadanie. Programy do raportowania pracy są wyposażone w wielu funkcji, które można dopasować do charakterystyki obowiązków zawodowych pracowników, a także do bieżących potrzeb. Jak raportować pracę za pomocą takich systemów?
Nowoczesne narzędzia pozwalają na bardzo precyzyjne rejestrowanie czasu pracy, uwzględniając takie zdarzenia, jak:
przerwy,
szkolenia,
urlopy wypoczynkowe,
zwolnienia chorobowe.
System generuje raporty z przepracowanych godzin, które ułatwiają rozliczenie czasu pracy danego pracownika. Co ważne, takie narzędzia są intuicyjne w obsłudze. Aplikacja mobilna pozwala na kliknięcie start/stop, dlatego osoba zatrudniona nie musi mieć dostępu do komputera, by korzystać z systemu.
Raportowanie pracy w CRM pozwala na dostęp do danych w czasie rzeczywistym, dlatego na przykład koordynator serwisu może na bieżąco sprawdzać, który serwisant jest aktualnie dostępny. Może także kontrolować, czy czasy pracy poszczególnych osób nie pokrywają się. Dzięki temu zarządzanie pracą całego działu może być bardziej efektywne i pozwoli obniżyć koszty związane z jego utrzymaniem.
Danymi uzyskanymi z programu do raportowania pracy można w łatwy sposób zarządzać. Może korzystać z nich dział kadr lub HR w celu wyliczenia pensji osób zatrudnionych. Dostęp do informacji mogą mieć także kierownicy oraz koordynatorzy poszczególnych zespołów.
Raportowanie pracy kierowców i serwisantów
Raportowanie czasu pracy jest szczególnie istotne w działach, których pracownicy poruszają się pojazdami na dłuższe dystanse. Jak raportować pracę w sytuacji, kiedy osoby zatrudnione nie przebywają w siedzibie firmy?
W tej sytuacji nowoczesne narzędzia także dają spore możliwości. Programy do raportowania pracy mogą dostarczać informacji na temat:
przejechanego dystansu,
używanego pojazdu,
projektu, który pracownik wykonuje w danym czasie,
dodatkowych czynników, które są istotne dla wykonywania zleceń.
Dzięki temu praca serwisantów lub innych pracowników, których obowiązki są związane z wyjazdami poza siedzibę firmy, może być bardzo dokładnie rejestrowana. Ułatwia to nie tylko rozliczenia wynagrodzeń, ale także usprawnia zarządzanie całym działem.
Koordynator, który ma dostęp do aktualnych danych na temat pracy swojego zespołu, może lepiej planować kolejne zadania oraz delegować pracowników w określone miejsca, oszczędzając czas i koszty eksploatacji pojazdów.
Programy do raportowania pracy działają również w formie mobilnej, co oznacza, że kierowca musi jedynie nacisnąć przycisk start/stop, by rozpocząć i zakończyć rejestrowanie czasu. Co więcej, w aplikacji mogą być także tworzone raporty z ilości przejechanych kilometrów oraz czasu spędzonego w samochodzie.
Systemy do raportowania pracy są zatem niezwykle przydatnym narzędziem, a ich liczne funkcje pozwalają na dostosowanie ich działania do konkretnych potrzeb danego przedsiębiorstwa lub specyfiki działania poszczególnych zespołów.