Jeśli prowadzisz firmę, która zapewnia klientom opiekę serwisową, z pewnością doskonale zdajesz sobie sprawę, że zorganizowanie sprawnie działającego serwisu nie jest łatwym zagadnieniem. Można jednak sobie z tym poradzić, stosując kilka ważnych zasad zarządzania serwisem online, a także wdrażając przydatne narzędzia. Sprawdź, na co warto zwrócić szczególną uwagę.
Jak skutecznie zarządzać serwisem?
Zasady zarządzania serwisem dotyczą przede wszystkim łatwej i klarownej komunikacji pomiędzy wszystkimi osobami, które są zaangażowane w proces. Praca powinna być właściwie zaplanowana oraz rejestrowana od momentu przyjęcia zgłoszenia serwisowego, aż do zakończenia usługi. W praktyce jednak często okazuje się, że do komunikacji między pracownikami lub opiekunem serwisu i klientem wkrada się chaos. To zdecydowanie nie sprzyja efektywności w wykonywaniu poszczególnych zadań, a także nie wpływa pozytywnie na wizerunek firmy.
Warto zatem pamiętać o kilku podstawowych zasadach zarządzania serwisem online, by uniknąć nieporozumień i kończyć zlecenia jak najszybciej. A zatem oprócz wspomnianej klarownej komunikacji, która stanowi podstawę działalności zespołu, trzeba mieć na uwadze, że niezbędne są także:
szybki dostęp do danych i wymogów klienta,
zgromadzenie wszystkich istotnych informacji w jednym miejscu i zapewnienie dostępu do nich osobom zaangażowanym w dane zadanie,
łatwy dostęp do danych o postępie prac,
raportowanie przez serwis.
Dzięki wdrożeniu powyższych zasad zarządzania serwisem praca zespołu zajmującego się tym zagadnieniem może odbywać się płynniej i wydajniej. Przede wszystkim każda osoba, która jest zaangażowana w proces, będzie miała aktualną wiedzę na temat postępów danego zlecenia. Istotne jest także to, że odpowiedzialność za poszczególne etapy będzie jasno określona.
Aby wdrożenie zasad zarządzania serwisem online było łatwiejsze, warto zainteresować się narzędziami, które służą do obsługi zgłoszeń serwisowych i wspierają poprawną komunikację między pracownikami oraz między firmą a klientem. Teoretycznie dokumentację serwisową można gromadzić w formie analogowej. Zdecydowanie skuteczniejsze jest jednak wykorzystanie do tego celu odpowiedniego systemu informatycznego. Dlaczego warto?
Jak usprawnić prowadzenie serwisu – dostępne narzędzia
Wśród zasad zarządzania serwisem na pierwszy plan wysuwa się jasna, klarowna komunikacja. Każda osoba zaangażowana w proces powinna mieć bieżący dostęp do potrzebnych jej informacji. W tym celu idealnie sprawdzają się różnego typu systemu, które zostały zaprojektowanie właśnie po to, by wspierać pracę serwisu.
Dzięki takim narzędziom można między innymi:
stworzyć zlecenie serwisowe zawierające wszystkie istotne dane (nazwę klienta, zakres usługi, listę części zamiennych, osobę odpowiedzialną za wykonanie zlecenia itp.),
sprawdzić, który serwisant z danego regionu jest aktualnie dostępny,
optymalnie rozdzielać pracę, biorąc pod uwagę lokalizację i specjalizację poszczególnych pracowników,
zyskać aktualne dane na temat statusu zlecenia,
przeprowadzić szybkie rozliczenie wykonanej usługi.
Dzięki wykorzystaniu takiego narzędzia można bardzo efektywnie wdrażać zasady zarządzania serwisem. Przede wszystkim komunikacja odbywa się bardzo sprawnie, ponieważ wszyscy zainteresowani mają bieżący podgląd statusu zlecenia.
Ponadto wszystkie ważne dane znajdują się w jednym miejscu i nie ma obawy, że istotny szczegół umknie uwadze koordynatora lub serwisanta wykonującego konkretne zlecenie. Kolejnym ważnym aspektem jest usprawnienie i przyspieszenie przepływu informacji pomiędzy pracownikami.
Dzięki wykorzystaniu systemów do zarządzania serwisem firma może także ograniczyć wydatki. Jest to związane przede wszystkim z możliwością optymalnego rozdzielania pracy pomiędzy serwisantów. Narzędzie bierze pod uwagę ich dostępność, aktualną lokalizację i specjalizację, dzięki czemu pomaga w planowaniu wykonania określonych usług.
Skorzystanie z nowoczesnych narzędzi informatycznych idealnie wpisuje się w główne zasady zarządzania serwisem online w sposób wydajny i oszczędny.