W dzisiejszych czasach przejście na zdalny tryb pracy stopniowo staje się normą w wielu przedsiębiorstwach. Nie da się ukryć, iż skuteczne i sprawne zarządzanie zespołem online jest wymagającym zadaniem, jednak istnieją metody, które są w stanie znacznie ułatwić i upłynnić pracę każdego zdalnego teamu.
Zarządzanie zespołem online - co trzeba wiedzieć?
Rejestruj czas pracy
Kiedy nie widzisz swoich pracowników na co dzień możesz mieć problem z określeniem ich produktywności oraz czasu, jaki spędzają na wykonywaniu określonych zadań. Część osób posiada wewnętrzną dyscyplinę, która pomaga im skupić się na swoich obowiązkach, jednak spora część zespołu będzie potrzebować dodatkowej motywacji, by uniknąć rozproszenia uwagi. Dlatego tak pomocne są narzędzia do rejestracji czasu pracy. Pracownicy będą czuli odpowiedzialność za powierzone im obowiązki, a Ty zyskasz cenną wiedzę dotyczącą tego ile czasu spędzają na poszczególnych zadaniach.
Znajdź pomocne narzędzia
Zarządzanie zespołem online stanie się o wiele łatwiejsze dzięki wykorzystaniu pomocnych narzędzi, a na rynku znajdziesz mnóstwo darmowych i płatnych programów do tego celu. Co więcej, najczęściej będą one zapewniały pomocne statystyki i raporty, które pomogą Ci zoptymalizować poszczególne procesy w firmie. W przypadku zarządzania serwisem terenowym nieocenioną pomocą może okazać się Luceos Smart, który oferuje szereg modułów dopasowanych do Twoich potrzeb. Dzięki oprogramowaniu mobilnemu będziesz mieć dostęp m.in. do dokumentacji zdjęciowej, bazy wiedzy, a także komunikacji z zespołem i klientem.
Wybierz wykwalifikowany zespół
Niestety nie każda osoba umie pracować zdalnie, dlatego starannie wybierz swój zespół. Oprócz kwalifikacji w danej dziedzinie zwróć również uwagę na osobowość pracowników, ich domowe warunki do pracy i produktywność. Przygotuj program szkoleniowy, obserwuj postępy, mierz kluczowe wskaźniki efektywności i wspieraj nieustanny rozwój swojego zespołu.
Obserwuj wyniki
Skutecznie zarządzanie zespołem online wymaga pomiarów produktywności pracowników. Dzięki modułom oferowanym przez Luceos Smart będziesz w stanie przejrzeć dokumentację zleceń, protokoły z podpisem klienta, załączniki, a także raporty. To pomoże Ci określić czy dany członek zespołu jest produktywny, czy nie.
Jak zarządzać zespołem online?
Wybierz preferowane typy komunikacji
Komunikacja to klucz do sukcesu w przypadku pracy online, więc wraz ze swoim zespołem wybierz jej preferowane typy. Możesz korzystać z maili, czatów, wideokonferencji, rozmów telefonicznych, a także zaawansowanych narzędzi do zarządzania projektami.
Wypracuj odpowiedni rytm komunikacji
Bieżące sprawy mogą być konsultowane przez maile, czaty lub rozmowy telefoniczne, jednak warto również zaplanować regularne wideokonferencje z zespołami oraz indywidualnymi osobami. Takie spotkania nie tylko pomogą w lepszym przepływie informacji, ale pozwolą również na swobodniejsze interakcje między pracownikami. Pamiętaj, by ograniczyć ilość poruszanych tematów i skupić się jedynie na najważniejszych kwestiach. Długie wideokonferencje, na których roztrząsa się najmniejsze detale są ogromnym pożeraczem czasu.
Buduj poczucie wspólnoty
Biura, mimo swoich wielu wad, mają też sporo zalet, a największą z nich jest możliwość zbudowania poczucia wspólnoty pomiędzy pracownikami, którzy widują się na co dzień. Osiągnięcie tego zamierzenia online jest nieco trudniejsze, lecz z pewnością możliwe. Każdy członek teamu powinien mieć świadomość, iż nie pracuje oddzielnie, lecz jest integralną częścią całego przedsięwzięcia, a zespół dąży do osiągnięcia kolektywnego celu. Możesz to wypracować poprzez:
wspólne świętowanie ważnych okazji, takich jak urodziny i rocznice,
utrzymywanie komunikacji niezwiązanej z pracą,
aktywne informowanie zespołu o stanie firmy, jej poszczególnych działów oraz celach na przyszłość,
angażowanie wszystkich pracowników w priorytetowe przedsięwzięcia i projekty.