Każdy przedsiębiorca jest świadomy tego, iż aby jego firma mogła pozostać konkurencyjna, musi iść z duchem czasu i wprowadzać innowacyjne rozwiązania, które pomogą w efektywniejszej realizacji poszczególnych zadań. Właśnie dlatego automatyzacja obsługi serwisu to temat, który w ostatnim okresie znacznie zyskuje na popularności. Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu i jego potencjalnym zaletom.
Dlaczego warto rozważyć automatyzację obsługi serwisu?
Wychodzenie naprzeciw rosnącym wymaganiom klientów, ograniczanie wzrastających kosztów zatrudnienia, a także problemy z dostępnością doświadczonych specjalistów - to tylko niektóre z kwestii, w których rozwiązaniu może pomóc implementacja automatyzacji obsługi serwisu. Inwestycja w takie systemy może również znacznie poprawić reakcję pracowników na różne scenariusze biznesowe, które związane są ze specyficznymi warunkami obsługi, m.in. awarie, zlecenia gwarancyjne czy też prace przekazywane do podwykonawców.
Co można zyskać dzięki automatyzacji?
Automatyzacja obsługi serwisu jest w stanie znacznie zminimalizować ilość prac administracyjnych i umożliwić pracownikom koncentrację na ważniejszych zadaniach. Dzięki temu, zwiększy się również ogólna efektywność zespołu, a jego członkowie będą mieli czas na skupienie się na jakościowej obsłudze klientów oraz poprawie ich zadowolenia z oferowanych usług. Automatyzacja pozwala także na przekazywanie poszczególnych zadań do mniej doświadczonych pracowników, co wpływa na odciążenie kluczowych specjalistów. Co ważne, wszystkie kluczowe dane dotyczące zleceń są dostępne w cyfrowej wersji, dzięki czemu każdy pracownik ma do nich wgląd, nawet podczas wyjazdów w teren. Takie rozwiązanie pozwala na poprawę komunikacji w zespole i ograniczenie błędów. Nietrudno się domyślić, iż automatyzacja poszczególnych procesów może znacznie ograniczyć ogólny nakład pracy, a co za tym idzie, zmniejszyć koszty ponoszone przez firmę.
Jak zautomatyzować obsługę serwisu?
Teraz, gdy poznaliśmy główne zalety tego rozwiązania, pora dowiedzieć się jak zautomatyzować obsługę serwisu. Jednym z kluczowych obszarów, na którym warto się skupić z pewnością jest digitalizacja procesu obsługi zleceń, która pozwala na komplementowanie wszystkich istotnych danych, w tym statusów i terminów wykonania, rejestracji dokumentów i zdjęć, zapisów czasów pracy, a także list wykorzystanych części. Równie istotna jest optymalizacja grafików oraz tras pracowników terenowych, która bierze pod uwagę dostępność serwisantów i wpływa na bardziej efektywne planowanie pracy. Kolejnym z ważnych obszarów, którego może dotyczyć automatyzacja, jest obsługa zgłoszeń klientów oraz późniejsza komunikacja z nimi. Doskonałym rozwiązaniem może okazać się uruchomienie Portalu Klienta, który będzie wysyłać regularne powiadomienia i informować odbiorców o poszczególnych etapach prowadzonych prac.
Co więcej, automatyzacji mogą podlegać również rozliczenia dotyczące konkretnych zleceń oraz projektów. Oprogramowanie dla serwisu może wyręczyć pracowników m.in. w obliczaniu kosztów z uwzględnieniem wewnętrznych wskaźników firmy czy też w wystawianiu faktur. Co ważne, proces automatyzacji obsługi serwisu może być realizowany stopniowo i dotyczyć jedynie interesujących nas sfer. Wprowadzanie zmian we własnym tempie pomoże przyzwyczaić się do nich wszystkim pracownikom, wpłynie na ich lepsze poznanie oraz zredukuje szanse pojawienia się potencjalnych błędów lub nieścisłości.
Automatyzacja procesów z Luceos Smart
Doskonałym rozwiązaniem, które może wspomóc każde przedsiębiorstwo w automatyzacji obsługi serwisu jest oprogramowanie oferowane przez Luceos Smart. Nasz program jest niezwykle elastyczny i pozwala klientom na wprowadzanie wybranych zmian, które są zgodne z ich indywidualnymi potrzebami i biznesowymi priorytetami. Warto podkreślić, iż korzystanie z Luceos Smart nie wymaga żadnych wstępnych inwestycji, a klienci płacą jedynie za moduły, z których aktualnie korzystają. Dzięki temu, każda organizacja jest w stanie niezwykle szybko zredukować ponoszone koszty oraz zwiększyć swoje przychody.