Każda firma, która zarządza serwisem terenowym, doskonale zdaje sobie sprawę z tego, iż planowanie, kontrolowanie oraz rozliczanie podróży służbowych to spore wyzwanie, które dotychczas pochłaniało sporo czasu oraz pracy. Na szczęście współczesna technologia oferuje innowacyjne rozwiązania, które pozwalają na znacznie szybsze i wygodniejsze planowanie oraz rozliczanie delegacji służbowych. Przyjrzyjmy im się nieco bliżej!
Wyzwania związane z tradycyjnym rozliczaniem delegacji służbowych
Planowanie służbowych podróży bywa niezwykle kłopotliwe z wielu powodów. Selekcja odpowiednio doświadczonych pracowników, wybór terminu i miejsca wyjazdu, sposób odbycia podróży, dopasowanie się do preferencji klienta - to tylko niektóre z wyzwań, jakie wiążą się z organizacją delegacji. Jedną z najważniejszych kwestii, na którą musi zwrócić uwagę zarówno pracownik w terenie, jak i dział księgowych, jest dokładne rozliczenie wszelkich kosztów z podróży. Wydatki powinny zostać przypisane do odpowiednich kategorii, które uwzględniają m.in. hotelowe faktury, posiłki, benzynę czy też opłaty za przejazd autostradą. Oczywiście każdy wydatek, jaki będzie podlegać rozliczeniu, musi być odpowiednio udokumentowany, np. fakturą, biletem lub innym potwierdzeniem, które jest akceptowane przez księgowość. Pracownik musi więc skrupulatnie zbierać wszystkie dowody księgowe, a po powrocie przekazać je do odpowiedniego działu. Zdarza się oczywiście, że podróże służbowe organizowane są pod koniec danego miesiąca lub nawet na przełomie dwóch miesięcy. Taki scenariusz to prawdziwy kłopot dla działu księgowości, który do prawidłowego rozliczenia delegacji wymaga wszystkich faktur, biletów oraz papierowych formularzy, jakie są w posiadaniu pracownika będącego aktualnie w podróży.
Rozliczanie delegacji online
Nietrudno zauważyć, iż tradycyjne metody rozliczania delegacji służbowych mają wiele wad i zajmują cenny czas pracowników na różnych szczeblach. Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie nowszych rozwiązań, które pomagają w efektywniejszym zarządzaniu służbowymi podróżami. Innowacyjne oprogramowania do serwisu, takie jak Luceos Smart, umożliwiają szybkie i wygodne rozliczanie delegacji online. Składają się one zarówno z aplikacji mobilnej dla pracownika odbywającego podróż, jak i aplikacji dla kierownictwa i księgowości pozwalającej na monitorowanie przebiegu wyjazdu w czasie rzeczywistym. Zaplanowanie podróży jest w dużej mierze zautomatyzowane i może być również wsparte przez harmonogram zleceń terenowych, który jest popularną funkcją systemu.
Program umożliwia wystawienie nowej delegacji oraz zdefiniowanie jej kluczowych parametrów, w tym określenie desygnowanego pracownika, czasu trwania wyjazdu, najważniejszych lokalizacji oraz waluty rozliczenia. Z kolei dzięki statusom podróży (nowa, w trakcie, zakończona) kierownicy mogą monitorować delegacje w czasie rzeczywistym. Pracownik terenowy ma możliwość rejestrowania swoich bieżących wydatków i przypisywania ich do poszczególnych rodzajów kosztów. Oczywiście do każdego z wydatków można dołączyć zdjęcia faktur, paragonów, biletów i innych dowodów księgowych, które pozwolą na szybkie skompletowanie całkowitej dokumentacji z podróży. Warto podkreślić, iż podczas planowania, zarządzania oraz rozliczania delegacji służbowych w ogóle nie wykorzystuje się papieru, a wszelkie informacje są przekazywane online. Dane są automatycznie synchronizowane, dzięki czemu księgowość jest w stanie na bieżąco kontrolować pojawiające się wydatki i nie musi czekać na powrót pracownika do biura, aby dokonać rozliczenia wyjazdu służbowego.
Elektroniczne rozliczanie delegacji służbowych
Wdrożenie systemu rozliczania delegacji online wiąże się ze znacznymi oszczędnościami, które dotyczą zarówno pracownika w podróży, jego przełożonego, jak i działu księgowości. Co więcej, dokładna dokumentacja z podróży służbowej pozwala uniknąć wszelkich nieporozumień, a cały proces przebiega o wiele szybciej i efektywniej. Oczywiście każda delegacja może zostać zwieńczona dokładnym raportem, który przedstawia kluczowe parametry wyjazdu i informuje o poniesionych wydatkach. Dostępna jest również możliwość wygenerowania raportów z dłuższych okresów, np. kwartału czy roku.