Duże przedsiębiorstwa często borykają się z problemem sporej ilości zleceń oraz przypisaniem do nich pracowników. W takiej sytuacji nietrudno o chaos informacyjny. Właściwe zarządzanie zadaniami zespołu jest obecnie niezwykle istotne, jednak notowanie wszystkiego w wersji papierowej i rozdzielanie na tej podstawie zadań poszczególnym pracownikom to mało efektywne rozwiązanie. Jak zwiększyć wydajność w firmie? Przekonaj się.
Zarządzanie zadaniami zespołu z wykorzystaniem prostego w użyciu oprogramowania
Bardzo dobra organizacja pracy to w wielu przypadkach połowa sukcesu. Prowadzenie firmy i rozdzielanie poszczególnych zadań pracownikom jest niezwykle istotnym zadaniem. Liczy się tutaj przede wszystkim bardzo dobra komunikacja pomiędzy zarządzającym zleceniami a pracownikami, do których poszczególne zadania zostają oddelegowane. Nie bez znaczenia pozostaje również łatwy dostęp do już wykonywanych prac z danego zakresu, co w znacznym stopniu ułatwia podjęcie kolejnych działań. Jest to szczególnie istotne dla przedsiębiorstw serwisowych. Otrzymując kolejne zgłoszenie serwisowe z tego samego adresu, ekipa serwisowa powinna mieć dostęp do szybkiego wglądu w przebieg wykonywanych dotychczas działań, co ułatwia dalszą pracę. Wszystko to jest możliwe z użyciem dedykowanego oprogramowania.
Jak zwiększyć wydajność w firmie? Proste i skuteczne rozwiązanie
Zarządzanie całym zespołem z jednego miejsca to niezwykle wygodne rozwiązanie dla każdego przedsiębiorstwa. Pracownicy odpowiedzialni za ten obszar rozdzielają wówczas poszczególne zadania za pośrednictwem aplikacji, co jest proste i szybkie. Zarządzanie zadaniami zespołu w taki sposób przekłada się na efektywność firmy. Dzięki takiej opcji managerowie z łatwością mogą sprawdzić:
zaplanowane działania z wyprzedzeniem, dzięki podglądowi w kalendarzu,
skontrolować, jakie prace zostały wykonane oraz np. jakie części wykorzystano podczas serwisu u klienta.
Zespół specjalistów pracujących na miejscu, dysponuje podobną wersją aplikacji. Jej zdalna wersja pozwala na uzupełnienie wszelkich informacji dotyczących wykonanego zlecenia oraz zaznaczenie, jakie elementy zostały wymienione czy jakie działania podjęte. W ten sposób managerowie od razu uzyskują informacje o wykonanym zleceniu. Aplikacja dostępna dla pracowników umożliwia również wgląd w historię zleceń, jakie pod danym adresem były już wykonywane.
Wykorzystanie aplikacji do przypisywania zadań poszczególnym pracownikom i zespołom to rozwiązanie, na które decyduje się coraz więcej firm. Pozwala to ograniczyć zbędną dokumentacją w tradycyjnej formie. Wszelkie niezbędne informacje czy podpis klienta dostępne są w formie elektronicznej.
Wdrożenie systemu i aplikacji w firmie - zarządzanie zadaniami zespołu w praktyce
Zarządzanie zadaniami zespołu w nowoczesnej formie wymaga od przedsiębiorstwa wdrożenia odpowiedniego oprogramowania dla serwisu i aplikacji mobilnych na sprzęt wydawany pracownikom. W tym przypadku konieczne jest więc skorzystanie z usług profesjonalistów, mających doświadczenie w zarządzaniu zdalnym. Jedynie w takim przypadku można mieć pewność, że cały system wraz z aplikacjami zostanie wdrożony w odpowiedni sposób i dopasowany do wymagań konkretnego przedsiębiorstwa. To bardzo ważne.
Późniejsze korzystanie z samego systemu i aplikacji jest niezwykle proste oraz intuicyjne. W znacznym stopniu usprawnia także pracę w firmie i zdecydowanie przyspiesza czynności wykonywane przez poszczególnych pracowników oraz całe zespoły serwisowe. Możliwość zdalnego podglądu w wykonywane działania to istotna część procesu zarządzania firmą i zleceniami, które ona otrzymuje. Bardzo dużym udogodnieniem jest także między innymi informacja zwrotna dotycząca czasu pracy zespołu oddelegowanego do konkretnego zadania. Wówczas można przewidzieć, kiedy będzie gotowy na obsługę kolejnego klienta.
Odpowiednio zorganizowana praca w firmie to podstawa - szczególnie w przypadku większych jednostek. Zarządzanie zadaniami zespołu nie stanowi jednak obecnie żadnego problemu. Wystarczy nowoczesna technologia, aby nie doprowadzić do chaosu informacyjnego.